Wykonawca jest jednym z poniższych podmiotów w rozumieniu ustawy o odpowiedzialności wykonawców, jeśli korzysta z pracowników agencji pracy tymczasowej lub zatrudnia podwykonawców w Finlandii:

• spółka lub organ publiczny,
• przedsiębiorca, który musi złożyć oświadczenie o rozpoczęciu działalności gospodarczej w rejestrze handlowym,
• osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą itp.,
• spółka zagraniczna lub organ publiczny.

Pracownik tymczasowy jest definiowany przez prawo jako pracownik,

• który zawarł umowę o pracę z pracodawcą działającym w Finlandii lub za granicą
• i który został oddelegowany przez tego pracodawcę do pracy dla wykonawcy za zgodą pracownika.

Wykonawca, który zawarł umowę podwykonawstwa, ma obowiązek wyjaśnić partnerowi umowy, czy spełnione są następujące warunki:

• Wykonawca i kontrahent umowy ustalili, że partner umowy wykona pracę za wynagrodzeniem. Umowa nie musi mieć formy pisemnej, może też mieć formę ustną.
• Praca jest wykonywana w Finlandii w siedzibie lub lokalizacjach wykonawcy. Miejsce pracy może znajdować się poza terenem zarządzanym przez klienta. Prace obejmują na przykład budownictwo, przewóz i transport oraz usługi świadczone na terenie nabywcy lub użytkownika usługi.
• Praca odnosi się do zadań lub transportu, które są częścią normalnej działalności wykonawcy. Czyszczenie, konserwacja i serwisowanie sprzętu i urządzeń są zawsze uważane za normalne zadania wykonawcy.
• Jeden lub więcej pracowników kontrahenta pracuje dla klienta.

Wykonawca ma obowiązek ujawnienia informacji w każdym przypadku, gdy umowa dotyczy usług budowlanych, nawet jeśli nie stanowi to jego normalnej działalności. Oprócz budowy nowych obiektów usługi budowlane obejmują również konserwację i renowację, inżynierię lądową i wodną itp. Wykonawca ma obowiązek uzyskać wymagane prawem raporty od kontrahenta umowy, nawet jeśli prace budowlane zgodnie z umową nie będą wykonywane przez pracownika kontrahenta umowy, ale wyłącznie przez przedsiębiorcę występującego w charakterze kontrahenta lub wyłącznie przez jego podwykonawcę (patrz rozdział Zakres obowiązku raportowania).

Oświadczenie dotyczące kwestii płatności podatkowych

Wykonawca może uzyskać informacje na temat zobowiązań podatkowych swojego kontrahenta z publicznego rejestru długów podatkowych, który można znaleźć w serwisie internetowym Systemu Informacji Gospodarczej i Społecznej (www.ytj.fi). Jeśli rejestr długów podatkowych wykazuje, że kontrahent ma długi podatkowe, wykonawca musi również uzyskać od organu oświadczenie o łącznej kwocie długów podatkowych kontrahenta (np. zaświadczenie o długu podatkowym).

Uzyskanie informacji na temat kontrahenta z rejestru zobowiązań podatkowych nie zawsze jest możliwe. Dzieje się tak w przypadku, gdy kontrahentem jest na przykład podmiot zagraniczny, który nie posiada oddziału w Finlandii, lub niezależny wykonawca, który nie posiada numeru identyfikacyjnego firmy (Y-tunnus). W takich przypadkach wykonawca może wyjaśnić kwestie płatności podatku przez kontrahenta, uzyskując jedno z poniższych:

• dowód, że kontrahent zapłacił podatki,
• zaświadczenie o zaległościach podatkowych kontrahenta,
• oświadczenie, że kontrahent sporządził plan spłaty swojego zadłużenia podatkowego.

Wykonawca musi zawsze ocenić, czy kontrahent zamierza wywiązać się ze swoich prawnych zobowiązań płatniczych. Na wykonawcę może zostać nałożona podwyższona opłata za zwłokę, jeżeli zdawał sobie sprawę, że kontrahent nie zamierza wywiązać się ze swoich ustawowych zobowiązań płatniczych. Może tak być na przykład w przypadku, gdy kontrahent ma dług podatkowy, dla którego nie ma planu płatności i który można uznać za znaczący pod względem kwoty.

Terminowość i obsługa raportów

W momencie podpisania umowy raporty nie mogą być starsze niż trzy miesiące. Wykonawca musi przechowywać wszystkie raporty przez co najmniej dwa lata po zakończeniu prac nad umową.

Jeśli wykonawca nie zażąda raportów bezpośrednio od kontrahenta, może również uzyskać je od prywatnego usługodawcy, który jest uważany za wiarygodnego.

Zasadniczo wykonawca nie jest zobowiązany do uzyskania nowych zaświadczeń, jeśli zawiera nową umowę z tym samym kontrahentem w okresie krótszym niż 12 miesięcy po zawarciu poprzedniej umowy i uzyskaniu raportów. Wykonawca musi jednak zawsze uzyskać wszelkie niezbędne objaśnienia przed zawarciem nowej umowy, jeśli ma powody podejrzewać, że okoliczności kontrahenta zmieniły się w sposób wymagający weryfikacji.

Raporty do uzyskania od zagranicznego kontrahenta

Jeśli kontrahentem jest zagraniczna spółka lub podmiot publiczno-prawny, wykonawca musi uzyskać takie same raporty, jak w przypadku fińskich kontrahentów (patrz sekcja Zakres obowiązku raportowania).

Raporty muszą być uzyskane z kraju, w którym zagraniczny kontrahent ma siedzibę. Jeśli w momencie zawarcia umowy kontrahent posiada identyfikator biznesowy w Finlandii, klient musi również uzyskać następujące raporty z Finlandii:

• oświadczenie, czy kontrahent jest zarejestrowany w rejestrze zaliczek, rejestrze pracodawców i rejestrze VAT,
• oświadczenie dotyczące kwestii płatności podatkowych.

Raport w sprawie określenia zabezpieczenia społecznego dla pracowników delegowanych

Jeśli zagraniczny wykonawca wysyła pracowników do Finlandii, wykonawca musi uzyskać wyjaśnienia dotyczące ustalenia ich ubezpieczenia społecznego najpóźniej przed rozpoczęciem prac w ramach umowy. Zgodnie z ustawą o odpowiedzialności wykonawców kwestie wymagane w raporcie to:

• ubezpieczenie emerytalne pracowników,
• ubezpieczenie wypadkowe (dla kontraktów na usługi budowlane).

Przed zawarciem umowy wykonawca musi również zażądać od kontrahenta dostarczenia mu zaświadczeń o ubezpieczeniu społecznym również dla pracowników, których kontrahent wyśle do Finlandii w późniejszym okresie trwania umowy. Wykonawca musi złożyć wniosek na piśmie i w sposób jasny, zrozumiały dla kontrahenta.

W sektorze budowlanym wykonawca ma również obowiązek dopilnować, aby wszyscy pracownicy oddelegowani przez kontrahenta posiadali ważne zaświadczenia o ubezpieczeniu społecznym przed rozpoczęciem pracy. Obowiązek ten spoczywa na wykonawcy przez cały okres obowiązywania umowy.

Główną zasadą jest to, że praca wykonywana w Finlandii podlega ubezpieczeniu w Finlandii. Dotyczy to zarówno fińskich, jak i zagranicznych pracodawców i pracowników. Wyjątkiem od głównej zasady są pracownicy delegowani do pracy w Finlandii na czas określony. W okresie pracy w Finlandii mogą oni podlegać przepisom dotyczącym zabezpieczenia społecznego obowiązującym w ich kraju pochodzenia.

Informacje na temat ubezpieczenia emerytalnego i wypadkowego dla pracowników delegowanych pochodzących z UE i EOG można uzyskać za pomocą zaświadczenia A1. Jeśli kontrahent wysyłający pracowników do Finlandii nie dostarczy wykonawcy zaświadczeń A1 obejmujących cały okres zatrudnienia pracowników delegowanych z UE lub EOG, wykonawca musi zażądać od kontrahenta uzyskania ubezpieczenia emerytalnego i wypadkowego dla pracowników od firmy ubezpieczeniowej, która jest uprawniona do przyznawania ustawowej emerytury pracowniczej oraz ubezpieczenia od wypadków przy pracy i chorób zawodowych w Finlandii.

Więcej informacji na temat ustalania statusu zabezpieczenia społecznego pracowników delegowanych z innych krajów: Accident insurance (Tyosuojelu.fi).

Progi umowne dla podwykonawstwa i pracy tymczasowej

W przypadku podwykonawstwa wykonawca nie ma obowiązku składania raportów, jeżeli wartość pojedynczego zamówienia jest niższa niż 9000 EUR bez VAT. W przypadku pracy tymczasowej nie ma obowiązku składania raportów, jeśli praca nie przekracza łącznie 10 dni roboczych. Liczba dni roboczych jest obliczana dla każdego pracodawcy: na przykład, jeśli wykonawca zatrudnia trzech pracowników od tego samego pracodawcy na cztery dni, próg zostaje przekroczony, a wykonawca jest zobowiązany do złożenia wyjaśnień.

Wykonawca nie może obejść obowiązku raportowania poprzez podział zamówienia na części poniżej progu. Do celów obliczenia progu praca jest uważana za ciągłą, jeśli opiera się na kolejnych umowach lub umowach z krótką przerwą pomiędzy nimi. Próg nie jest roczny ani okresowy.

Uzasadniony powód, aby zaufać kontrahentowi

Wykonawca nie ma obowiązku uzyskiwania raportów wymaganych przez prawo, jeśli ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że kontrahent wywiąże się ze swoich zobowiązań prawnych. Takie uzasadnione powody obejmują na przykład następujące sytuacje:

• kontrahent jest organem publicznym, spółką akcyjną lub podobnym podmiotem zagranicznym,
• działalność wykonawcy jest powszechnie uznana (nie dotyczy branży budowlanej),
• istnieje wcześniejszy stosunek umowny między wykonawcą a kontrahentem (nie dotyczy branży budowlanej),
• inne podobne powody.

W umowach o usługi budowlane wykonawca zawsze ma obowiązek raportowania, nawet jeśli działalność kontrahenta jest dobrze ugruntowana lub jeśli wykonawcę i kontrahenta łączą wcześniejsze stosunki umowne.

Do wykonawcy zawsze należy decyzja, czy może polegać na kontrahencie w zakresie wypełnienia jego zobowiązań prawnych. Wykonawca musi być w stanie przedstawić dokumenty potwierdzające, że upewnił się, że działalność kontrahenta została rozpoczęta przed zawarciem umowy.

Co więcej, wykonawca nie może być świadomy żadnych faktów, które mogłyby usunąć uzasadniony powód do zaufania kontrahentowi (na przykład wykreślenie z rejestru zaliczek).

Jeśli umowa obowiązuje dłużej niż rok, kontrahent musi co 12 miesięcy dostarczać wykonawcy deklaracje podatkowe i dotyczące płatności ubezpieczenia emerytalnego.

Opłata za niewykonanie zobowiązania i podwyższona opłata za niewykonanie zobowiązania

Jeśli wykonawca nie wywiąże się z obowiązku raportowania, może zostać ukarany grzywną za zwłokę. Minimalna grzywna za zwłokę wynosi 2440 EUR, a maksymalna 24 420 EUR.

Wykonawca może również zostać obciążony podwyższoną opłatą za zwłokę w następujących sytuacjach:

• Wykonawca zawarł umowę z przedsiębiorcą, wobec którego orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej, lub ze spółką, której wspólnik, dyrektor, osoba zarządzająca lub inna osoba na podobnym stanowisku została objęta zakazem prowadzenia działalności gospodarczej.
• Wykonawca rozumiał, że kontrahent nie zamierza wywiązać się z prawnych zobowiązań płatniczych, które ciążą na nim jako kontrahencie i pracodawcy.

Podwyższona opłata za niewykonanie zobowiązania wynosi minimalnie 24 420 EUR i maksymalnie 79 380 EUR.

Opłata za niewykonanie zobowiązania i podwyższona opłata są ustalane przez Wydział Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Regionalnej Państwowej Rady Administracyjnej Południowej Finlandii.

Reprezentant związkowy oraz przedstawiciel pracowników ds. bezpieczeństwa mają prawo do uzyskania od wykonawcy informacji na temat umów podwykonawstwa i pracy tymczasowej.

Wykonawca musi dostarczyć im następujące informacje, jeśli tego zażądają:

• powód korzystania z agencji pracy tymczasowej,
• ilość wykorzystanej siły roboczej,
• dane identyfikacyjne kontrahenta,
• miejsce pracy,
• zakres obowiązków,
• okres obowiązywania umowy,
• układ zbiorowy pracy mający zastosowanie do pracowników tymczasowych lub podwykonawców,
• główne warunki zatrudnienia (w przypadku braku układu zbiorowego).

Gdy wykonawca uzyskuje informacje wymagane przez prawo, uzyskuje również poufne informacje o kontrahentach. Takie informacje nie mogą być ujawniane stronom trzecim przez wykonawcę lub osobę przez niego zatrudnioną.

Informacje nie mogą zostać ujawnione nawet po tym, jak dana osoba przestanie wykonywać pracę, w związku z którą je otrzymała.

Informacje poufne obejmują między innymi informacje dotyczące płatności podatków lub długów podatkowych, przystąpienia lub opłacenia ubezpieczenia emerytalnego i należnych składek na ubezpieczenie emerytalne.