Tilaaja on tilaajavastuulain mukaan jokin seuraavista, jos se käyttää Suomessa vuokratyöntekijöitä tai alihankintasopimukseen perustuvaa työvoimaa:

• yritys tai julkisoikeudellinen yhteisö
• elinkeinonharjoittaja, jonka on tehtävä kaupparekisteriin perustamisilmoitus elinkeinotoiminnan aloittamisesta
• yksityinen elinkeinonharjoittaja myös muutoin
• ulkomainen yritys tai julkisoikeudellinen yhteisö.

Vuokratyöntekijä on lain mukaan työntekijä

• joka on tehnyt työsopimuksen Suomessa tai ulkomailla toimivan työnantajan kanssa ja
• jonka kyseinen työnantaja on siirtänyt töihin tilaajan käyttöön työntekijän suostumuksella.

Alihankintasopimuksen tehneellä tilaajalla on selvitysvelvollisuus sopimuskumppanista, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

• Tilaaja ja sopimuskumppani ovat sopineet, että sopimuskumppani tekee työn vastiketta vastaan. Sopimuksen ei tarvitse olla kirjallinen, vaan se voi olla myös suullinen.
• Työ tehdään Suomessa tilaajan työtiloissa tai -kohteissa. Työkohde voi sijaita muuallakin kuin tilaajan hallinnoimissa tiloissa. Tällaisia kohteita on esimerkiksi rakentamisessa, liikenne- ja kuljetusalalla ja palveluissa, jotka tuotetaan palvelun ostajan tai käyttäjän tiloissa.
• Työ liittyy tehtäviin tai kuljetuksiin, jotka ovat osa tilaajan tavanomaista toimintaa. Siivous sekä laitteiden ja tilojen huolto ja kunnossapito katsotaan aina tilaajan tavanomaisiksi tehtäviksi.
• Tilaajalle tekee töitä yksi tai useampi sopimuskumppanin työntekijä.

Tilaajalla on selvitysvelvollisuus aina, kun sopimus koskee rakentamista
vaikka rakentaminen ei olisi sen tavanomaista toimintaa. Rakentamista ovat uudisrakentamisen lisäksi muun muassa huolto- ja korjausrakentaminen sekä maa- ja vesirakentaminen. Tilaajan on hankittava lain vaatimat selvitykset sopimuskumppanistaan myös silloin, vaikka sopimuksen mukaista rakennustyötä ei tule tekemään sopimuskumppanin työntekijä, vaan työn tekee vain sopimuskumppanina toimiva yrittäjä tai vain tämän aliurakoitsija (katso kohta Selvitysvelvollisuuden sisältö).

Veronmaksuasioita koskevat selvitykset

Tilaaja voi hankkia selvityksen sopimuskumppaninsa veronmaksuasioista julkisesta verovelkarekisteristä, joka löytyy yritys- ja yhteisötietojärjestelmän verkkopalvelusta (www.ytj.fi). Jos verovelkarekisteristä käy ilmi, että sopimuskumppanilla on verovelkaa, on tilaajan hankittava myös viranomaisen antama selvitys sopimuskumppanin verovelan kokonaismäärästä (esimerkiksi verovelkatodistus).

Aina sopimuskumppanin tietoja ei ole mahdollista saada verovelkarekisteristä. Näin on, jos sopimuskumppani on esimerkiksi ulkomainen yhteisö, jolla ei ole sivuliikettä Suomessa, tai itsenäinen työnsuorittaja, jolla ei ole Y-tunnusta. Näissä tapauksissa tilaaja voi selvittää sopimuskumppanin veronmaksuasiat hankkimalla jonkin seuraavista:

• todistus siitä, että sopimuskumppani on maksanut veronsa
• sopimuskumppanin verovelkatodistus
• selvitys siitä, että sopimuskumppani on tehnyt verovelastaan maksusuunnitelman.

Tilaajan on aina arvioitava, onko sopimuskumppanin tarkoitus hoitaa lakisääteiset maksuvelvoitteensa. Tilaajalle voidaan määrätä korotettu laiminlyöntimaksu, jos tilaajan on täytynyt ymmärtää, ettei sopimuskumppani aio hoitaa lakisääteisiä maksuvelvoitteitaan. Näin voi olla esimerkiksi, jos sopimuskumppanilla on verovelkaa, josta ei ole maksusuunnitelmaa ja jota voidaan pitää määrältään merkittävänä.

Selvitysten ajantasaisuus ja säilyttäminen

Selvitykset eivät saa olla yli kolme kuukautta vanhoja silloin, kun sopimus tehdään. Tilaajan on säilytettävä kaikki selvitykset vähintään kaksi vuotta sen jälkeen, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt.

Jos tilaaja ei pyydä selvityksiä suoraan sopimuskumppanilta, se voi hankkia ne myös luotettavana pidettävältä yksityiseltä palveluntuottajalta.

Yleensä tilaajalla ei ole velvollisuutta hankkia uusia selvityksiä, jos se tekee saman sopimuskumppanin kanssa uuden sopimuksen alle 12 kuukauden kuluessa edellisen sopimuksen solmimisesta ja selvitysten hankkimisesta. Tilaajan on kuitenkin aina hankittava kaikki selvitykset ennen uuden sopimuksen tekemistä, jos sillä on syytä epäillä, että sopimuskumppanin olosuhteet ovat muuttuneet tarkistamista vaativalla tavalla.

Ulkomaisesta sopimuskumppanista hankittavat selvitykset

Jos sopimuskumppani on ulkomainen yritys tai julkisoikeudellinen yhteisö, tilaajan on hankittava siitä vastaavat selvitykset kuin suomalaisistakin sopimuskumppaneista (katso kohta Selvitysvelvollisuuden sisältö).

Selvitykset on hankittava siitä maasta, jossa ulkomaisen sopimuskumppanin kotipaikka sijaitsee. Jos sopimuskumppanilla on sopimuksen teon hetkellä Y-tunnus Suomessa, tilaajan on lisäksi hankittava seuraavat selvitykset myös Suomesta:

• selvitys siitä, onko sopimuskumppani merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
• veronmaksuasioita koskevat selvitykset.

Selvitys lähetettyjen työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisestä

Jos ulkomainen sopimuskumppani lähettää työntekijöitä Suomeen, tilaajan on hankittava selvitykset heidän sosiaaliturvansa määräytymisestä viimeistään ennen kuin sopimuksen mukainen työ alkaa. Tilaajavastuulain mukaan selvitettävät asiat ovat työntekijöiden

• eläkevakuuttaminen
• tapaturmavakuuttaminen (rakentamista koskevissa sopimuksissa).

Ennen sopimuksen tekemistä tilaajan on lisäksi vaadittava, että sopimuskumppani toimittaa sille sosiaaliturvan määräytymistä koskevat selvitykset myös niistä työntekijöistä, jotka sopimuskumppani lähettää Suomeen myöhemmin sopimuksen aikana. Tilaajan on tehtävä vaatimus kirjallisesti ja selkeästi niin, että sopimuskumppani ymmärtää asian.

Rakentamisessa tilaajalla on myös velvollisuus varmistaa, että kaikilla sopimuskumppanin lähetetyillä työntekijöillä on voimassa olevat todistukset sosiaaliturvan määräytymisestä, ennen kuin nämä aloittavat työn. Tämä velvollisuus tilaajalla on koko sopimuksen ajan.

Pääperiaate on, että Suomessa tehtävä työ vakuutetaan Suomessa. Tämä koskee sekä suomalaisia että ulkomaisia työnantajia ja työntekijöitä. Poikkeus pääperiaatteeseen ovat työntekijät, jotka on lähetetty töihin Suomeen tilapäisesti. Heihin voidaan soveltaa lähtömaan sosiaaliturvalainsäädäntöä sen ajan, kun he työskentelevät Suomessa.

EU- ja ETA-alueelta saapuvien lähetettyjen työntekijöiden eläke- ja tapaturmavakuuttamista koskevat tiedot voi osoittaa A1-todistuksella. Jos työntekijöitä Suomeen lähettävä sopimuskumppani ei esitä tilaajalle EU- tai ETA-alueelta lähetetyistä työntekijöistä koko työskentelyaikaa kattavia A1-todistuksia, tulee tilaajan edellyttää, että sopimuskumppani hankkii työntekijöille eläke- ja tapaturmavakuutukset sellaisista vakuutusyhtiöstä, joilla on oikeus myöntää Suomessa lakisääteisiä työntekijän eläke- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksia.

Lisätietoa muista maista lähetettyjen työntekijöiden sosiaaliturvan määräytymisen selvittämisestä: Lähetetyn työntekijän tapaturmavakuuttaminen (Tyosuojelu.fi)

Sopimusten raja-arvot alihankinnassa ja vuokratyön käytössä

Alihankinnassa tilaajalla ei ole selvitysvelvollisuutta, jos yksittäisen sopimuksen arvo on alle 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Vuokratyön käytössä selvitysvelvollisuutta ei ole, jos työ kestää yhteensä enintään 10 työpäivää. Työpäivien määrä lasketaan työnantajakohtaisesti: jos tilaaja esimerkiksi vuokraa samalta työnantajalta kolme työntekijää neljäksi päiväksi, raja-arvo ylittyy ja tilaajalle syntyy selvitysvelvollisuus.

Tilaaja ei voi kiertää selvitysvelvollisuutta pilkkomalla sopimuksia raja-arvon alittaviin osiin. Raja-arvoa laskettaessa työn katsotaan jatkuneen yhtäjaksoisena, jos työ perustuu peräkkäisiin sopimuksiin tai sopimuksiin, joiden välissä on lyhyt keskeytys. Raja-arvo ei ole vuosi- tai tilikausikohtainen.

Perusteltu syy luottaa sopimuskumppaniin

Tilaajalla ei ole velvollisuutta hankkia lain vaatimia selvityksiä, jos sillä on perusteltu syy luottaa siihen, että sopimuskumppani täyttää lakisääteiset velvollisuutensa. Tällaisia perusteltuja syitä ovat esimerkiksi seuraavat:

• sopimuskumppani on julkisoikeudellinen yhteisö, julkinen osakeyhtiö tai vastaava ulkomainen yhteisö
• sopimuskumppanin toiminta on vakiintunutta (ei koske rakentamista)
• tilaajalla ja sopimuskumppanilla on aikaisempi sopimussuhde (ei koske rakentamista)
• muu näihin rinnastettava syy.

Rakentamista koskevissa sopimuksissa tilaajalla on aina selvitysvelvollisuus, vaikka sopimuskumppanin toiminta olisi vakiintunutta tai tilaajalla ja sopimuskumppanilla olisi aikaisempi sopimussuhde.

Tilaajan tulee aina itse harkita, voiko se luottaa siihen, että sopimuspuoli täyttää lakisääteiset velvollisuutensa. Tilaajan on pystyttävä asiakirjalla osoittamaan, että se on selvittänyt sopimuspuolen toiminnan vakiintumista ennen sopimuksen solmimista.

Tilaajan tiedossa ei myöskään saa olla seikkoja, jotka poistavat perustellun syyn luottaa sopimuskumppaniin (esimerkiksi ennakkoperintärekisteristä poistaminen).

Jos sopimus on voimassa yli vuoden, sopimuskumppanin on toimitettava tilaajalle selvitykset veronmaksu- ja eläkevakuutusasioistaan 12 kuukauden välein.

Laiminlyöntimaksu ja korotettu laiminlyöntimaksu

Jos tilaaja laiminlyö selvitysvelvollisuuttaan, sille voidaan määrätä laiminlyöntimaksu. Laiminlyöntimaksu on vähintään 2 440 euroa ja enintään 24 420 euroa.

Tilaajalle voidaan määrätä myös korotettu laiminlyöntimaksu seuraavissa tilanteissa:

• Tilaaja on tehnyt sopimuksen liiketoimintakieltoon määrätyn elinkeinonharjoittajan kanssa tai sellaisen yrityksen kanssa, jonka yhtiömies, hallituksen jäsen, toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon.
• Tilaajan on täytynyt ymmärtää, ettei sopimuskumppani aio hoitaa niitä lakisääteisiä maksuvelvoitteita, jotka sille sopimuskumppanina ja työnantajana kuuluvat.

Korotettu laiminlyöntimaksu on vähintään 24 420 euroa ja enintään 79 380 euroa.

Laiminlyöntimaksun ja korotetun laiminlyöntimaksun määrää Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue.

Ammattiliiton luottamushenkilöllä sekä luottamus- ja työsuojeluvaltuutetulla on oikeus saada tilaajalta tietoja alihankinta- ja vuokratyösopimuksista.

Tilaajan on annettava heille seuraavat tiedot, jos he niitä pyytävät:

• vuokratyön käytön syy
• käytettävän työvoiman määrä
• sopimuskumppanin yksilöintitiedot
• työkohde
• työtehtävät
• sopimuksen kestoaika
• vuokratyötä tai alihankintatyötä tekeviin työntekijöihin sovellettava työehtosopimus
• työnteon keskeiset ehdot (jos työehtosopimusta ei ole).

Kun tilaaja hankkii lain vaatimia selvityksiä, hän saa tietoonsa myös sopimuskumppania koskevia salassa pidettäviä tietoja. Tilaaja tai tilaajan palveluksessa oleva henkilö ei saa paljastaa tällaisia tietoja sivullisille.

Tietoja ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun henkilö ei enää hoida sitä tehtävää, jossa hän on tiedon saanut.

Salassa pidettäviä tietoja ovat muun muassa tiedot, jotka koskevat verojen maksamista tai verovelkaa, eläkevakuutuksen ottamista tai suorittamista sekä erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja.