Työnantajan on säilytettävä työpaikalla tiedot palveluksessa olleista ja palveluksessa olevista ulkomaalaisista ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista siten, että ne ovat vaivattomasti tarkastettavissa. Säilyttämällä tietoja työnantaja voi myös seurata työnteko-oikeuden voimassaoloa.

Työpaikalla säilytettävistä tiedoista tulee käydä ilmi

• ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot (koko nimi ja syntymäaika)
• perustuuko työntekijän työnteko-oikeus EU- tai ETA-maan kansalaisuuteen, voimassaolevaan työntekijän oleskelulupaan vai muuhun ulkomaalaislaissa säädettyyn työnteko-oikeuden perustavaan seikkaan
• työntekoon oikeuttavan luvan voimassaoloaika (jos kyseessä on määräaikainen lupa)
• toimiala taikka työnantaja, jolle lupa on myönnetty (jos lupa on kohdennettu vain tiettyyn työhön).

Tietoja on säilytettävä kaksi vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä.

Ulkomaisen työnantajan palveluksessa olevien työntekijöiden työskennellessä urakointi- tai aliurakointityössä, vuokratyövoimana tai yrityksen sisäisenä siirtona, tietojen säilytysvelvollisuus koskee myös toimeksiantajaa.

Tietojen säilyttämisvelvoitteen noudattamiseksi työnantaja voi esimerkiksi ottaa jäljennökset asiakirjasta, josta ilmenee työnteko-oikeuden peruste.

Rakennustyömaalla pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan ja telakka-alueella pääasiallista määräysvaltaa käyttävän työnantajan on säilytettävä kaikkien alueella työskentelevien ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeustiedot.