Согласно Закону об ответственности заказчика, заказчиками являются следующие лица или организации, если они пользуются услугами арендуемых работников или рабочей силы на основании договора субподряда в Финляндии:

• предприятия или государственные или общественные учреждения;
• предприниматели, которые обязаны подавать в Реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей официальное уведомление о начале предпринимательской деятельности;
• частные предприниматели в иных случаях;
• иностранные предприятия или государственные или общественные учреждения.

Арендуемым работником по закону является работник:

• который заключил трудовой договор с работодателем, действующим в Финляндии или в другой стране, и
• которого данный работодатель– с согласия работника– передал в пользование заказчика.

На заказчика, заключившего договор субподряда, накладывается обязанность по проверке документации об исполнении контрагентом законодательных обязательств, при следующих условиях:

• Заказчик и контрагент заключили договор на выполнение работ за вознаграждение. Договор не обязательно должен быть заключен в письменной форме, достаточно устного соглашения.
• Работа выполняется на территории Финляндии в рабочих помещениях или на объектах заказчика. Рабочий объект также может находиться за пределами помещений, находящихся под управлением заказчика. Такие объекты могут относиться, в частности, к сфере строительства, транспорта и перевозок, а также к сфере услуг, предоставляемых в помещениях стороны, которая приобретает их или пользуется ими.
• Работа связана с рутинной деятельностью заказчика или транспортировкой в рамках рутинной деятельности. Услуги уборки, а также обслуживание и поддержание оборудования и помещений в эксплуатационном состоянии всегда рассматриваются как рутинная деятельность заказчика.
• На заказчика работает один или несколько работников контрагента.

При ведении строительной деятельности обязательство по проверке документации касается всех заказчиков, даже если строительство не является основной сферой деятельности заказчика. Под строительством понимается возведение новых объектов, профилактические и ремонтно-строительные работы, а также земляное и водное строительство. Заказчик обязан заполучить от своего контрагента требуемые по закону подтверждающие документы, даже если строительные работы по договору будут выполняться не работником контрагента, а предпринимателем, выступающим в качестве контрагента, или его субподрядчиком (см. «Содержание обязанности по проверке документации об исполнении законодательных обязательств»).

Справки об исполнении налоговых обязательств

Заказчик может самостоятельно получить информацию об исполнении контрагентом налоговых обязательств из публичного реестра задолженностей по налоговым платежам, который доступен онлайн в информационной системе по предприятиям и учреждениям на сайте (www.ytj.fi). Если согласно реестру задолженностей по налоговым платежам у контрагента имеется налоговая задолженность, заказчику также следует запросить у контрагента справку от налоговой службы об общей сумме налоговой задолженности контрагента (например, справку о задолженности по налоговым платежам).

В некоторых случаях получить данные о контрагенте из реестра задолженностей по налоговым платежам невозможно. Например, если контрагент является иностранной компанией, у которой нет филиала в Финляндии, или частным исполнителем, у которого нет идентификационного номера юридического или физического лица (Y-tunnus). В этих случаях для уточнения информации об уплате налогов контрагента заказчик должен заполучить одну из следующих справок:

• справку об уплате контрагентом налогов;
• справку о задолженности контрагента по налоговым платежам;
• письменное подтверждение о том, что контрагент составил план погашения своей налоговой задолженности.

Заказчик всегда должен оценивать намерения контрагента выполнять предписанные законом платежные обязательства. Заказчику может быть назначен повышенный штраф в случаях, когда он должен был понимать, что контрагент не намеревается исполнять свои платежные обязательства. Например, это возможно в ситуациях, когда у контрагента имеется налоговая задолженность, в отношении которой не был составлен план погашения, и сумму налоговой задолженности можно считать значительной. 

Актуальность и хранение подтверждающих документов

Документы, подтверждающие проведенную проверку, должны быть выданы не ранее, чем за три месяца до заключения договора. Заказчик обязан хранить все подтверждающие документы не менее двух лет с даты окончания работ по договору.  

Если заказчик не запрашивает подтверждающие документы напрямую у контрагента, соответствующую информацию также можно заполучить от благонадежного частного поставщика услуг.

Как правило, заказчик не обязан проводить повторную проверку при заключении нового договора с тем же контрагентом в течение 12 месяцев с момента заключения предыдущего договора и запрашивания документов. Однако заказчик обязан запросить все необходимые документы до подписания договора, если у него имеются основания полагать, что обстоятельства контрагента изменились таким образом, что требуется проверка.

Подтверждающие документы, которые необходимо запрашивать у иностранного контрагента

Если контрагент является иностранным предприятием или государственным или общественным учреждением, заказчик обязан запросить соответствующие подтверждающие документы, что и у финских контрагентов (см. раздел «Содержание обязанности по проверке документации об исполнении законодательных обязательств»).

Документы следует запрашивать в той стране, где иностранный контрагент зарегистрировал свою деятельность. Если на момент заключения договора контрагент также имеет идентификационный номер юридического или физического лица (Y-tunnus) в Финляндии, заказчик обязан дополнительно запросить следующие справки в Финляндии:

• справку о том, зарегистрирован ли контрагент в реестре плательщиков предварительного подоходного налога, в реестре работодателей и в реестре налога на добавленную стоимость;
• справку об исполнении налоговых обязательств.

Справка о том, как определяется социально страхование командированных работников

Если иностранный контрагент командирует работников в Финляндию, заказчик обязан заполучить подтверждения о том, как социальное страхование определяется в отношении этих работников до начала работ по договору. Согласно Закону об ответственности заказчика, необходимо получить подтверждающие документы по поводу:

• пенсионного страхования;
• страхования от несчастных случаев на рабочем месте (для строительных договоров).

Кроме того, заказчик обязан до подписания договора затребовать, чтобы контрагент предоставлял справки об определении социального страхования также в отношении тех работников, которых он командирует в Финляндию в дальнейшем в течение срока действия договора. Заказчик должен сформулировать запрос четко в письменном виде, чтобы контрагент понял его суть.

В строительной сфере заказчик также обязан удостовериться до начала работ в том, что у всех работников, командированных контрагентом, имеются действительные справки, подтверждающие их социальное страхование. Это обязательство связывает заказчика на протяжении всего срока действия договора.

Основополагающим принципом является то, что работа, выполняемая в Финляндии, должна быть застрахована в Финляндии. Это касается как финских, так и иностранных работодателей и работников. Исключение составляют работники, командированные на временные работы в Финляндии. В отношении этих работников в период их работы в Финляндии может применяться законодательство социального страхования той страны, из которой они прибыли.

В отношении работников, командированных из стран ЕС и ЕЭЗ, информация о пенсионном страховании и страховании от несчастных случаев на рабочем месте может быть подтверждена справками по форме А1. Если контрагент, направляющий сотрудников в Финляндию из стран ЕС или ЕЭЗ, не предоставляет заказчику справок по форме А1, охватывающих весь период работы сотрудников, заказчик должен потребовать, чтобы контрагент оформил работникам пенсионное страхование и страхование от несчастных случаев на рабочем месте в страховой компании, которая имеет право предоставлять установленные финским законодательством пенсионные страховки и страховки от несчастных случаев и  профессиональных заболеваний на рабочем месте.

Дополнительная информация о проверкеопределения социального страхования командированных работников из других стран: Страхование командированных работников от несчастных случаев на рабочем месте (Tyosuojelu.fi: Accident insurance).

Предельное значение договора субподряда или аренды рабочей силы

Заказчик не обязан проверять документацию об исполнении контрагентом законодательных обязательств в рамках договора субподряда, если цена отдельного договора составляет менее 9 000 евро без НДС. В случае аренды рабочей силы обязательство по проверке не требуется исполнять, если в общей сложности работа длится не более 10 рабочих дней. Количество рабочих дней рассчитывается для каждого работодателя: например, если заказчик арендует трех сотрудников у одного и того же работодателя на четыре дня, предельное значение превышено, и заказчик обязан провести проверку. 

Заказчик не может избежать соблюдения обязательства по проверке путем разделения контракта на части, стоимость которых ниже порогового значения. При расчете предельного значения работа считается продолжающейся непрерывно, если она основана на последовательных договорах или договорах с небольшим перерывом между ними. Предельное значение не привязано к году или отчетному периоду.

Обоснованная причина доверять контрагенту

Заказчик не обязан запрашивать подтверждающие документы в соответствии с требованиями закона, если у него есть обоснованная причина полагать, что контрагент выполняет свои предписанные законом обязательства. К таким обоснованным причинам, например, относится следующее:

• контрагент является общественным учреждением, публичной компанией с ограниченной ответственностью или соответствующей иностранной организацией;
• деятельность контрагента можно считать устоявшейся (не касается строительной сферы);
• ранее заказчик и контрагент уже состояли в договорных отношениях (не касается строительной сферы);
• другая аналогичная причина.

В отношении договоров, касающихся строительства, заказчик всегда обязан проверять документацию об исполнении контрагентом законодательных обязательств, даже если деятельность контрагента считается устоявшейся или заказчик уже ранее состоял с ним в договорных отношениях.

Заказчик всегда обязан самостоятельно рассматривать, можно ли доверять тому, что контрагент исполняет свои законодательные обязательства. Заказчик должен быть готов документально подтвердить, что он убедился в стабильности деятельности контрагента до заключения договора. 

Заказчику также не должны быть известны факторы, которые устраняют обоснованную причину доверять контрагенту (например, его удаление из реестра плательщиков предварительного подоходного налога).

Если договор действителен более одного года, контрагент должен предоставлять заказчику подтверждающие документы по вопросам уплаты налогов и пенсионного страхования каждые 12 месяцев.

Штраф и повышенный штраф

За нарушение обязательства по проверке данных на заказчика может быть наложен штраф. Минимальная сумма штрафа составляет 2 440 евро, максимальная ‒ 24 420 евро.

Заказчику также может быть назначен повышенный штраф в следующих ситуациях:

• Заказчик заключил договор с предпринимателем, в отношении которого наложен запрет на ведение коммерческой деятельности, или с компанией, чей партнер, член правления, управляющий директор или другое занимающее аналогичное положение лицо имеет запрет на ведение коммерческой деятельности.
• Заказчик должен был понимать, что контрагент не собирался исполнять свои предусмотренные законом платежные обязательства в качестве контрагента и работодателя.

Минимальная сумма повышенного штрафа составляет 24 420 евро, максимальная ‒ 79 380 евро.

Штраф за неисполнение обязательств, в том числе повышенный, назначается Департаментом охраны труда Регионального государственного административного агентства южной Финляндии.

Представитель профсоюза и уполномоченный по охране труда имеют право заполучить у заказчика сведения по договорам субподряда и аренды рабочей силы.

Заказчик обязан предоставить им следующие данные по запросу:

• причина использования арендуемой рабочей силы;
• количество используемых работников;
• идентификационные данные контрагента;
• рабочий объект;
• трудовые обязанности;
• срок действия договора;
• коллективный трудовой договор, применяемый к арендованным или занятым в субподрядных работах работникам;
• основные условия труда (при отсутствии коллективного трудового договора).

При выполнении предписываемых законом проверок заказчик получает также конфиденциальную информацию, касающуюся контрагента. Заказчик или его сотрудники не должны передавать такую информацию третьим лицам. 

Информацию не разрешается разглашать даже после того, как лицо перестает выполнять служебные обязанности, в рамках которых была получена конфиденциальная информация. 

Конфиденциальной информацией считается, в частности, информация о выполнении налоговых обязательств или о наличии налоговой задолженности, об оформлении и оплате пенсионного страхования, или о просроченных выплатах по пенсионному страхованию.