Työsuojeluvalvonnan ohjeita 1/2022

1. Ohjeen tarkoitus

Tässä ohjeessa käsitellään työsuhdeasioiden valvontaa. Työsuhdeasioita valvotaan asiakkaan aloitteesta ja viranomaisaloitteisen tarkastuksen yhteydessä. Ohjeessa korostuu erityisesti asiakasaloitteinen valvonta. Tämä ohje korvaa työsuhdeasioiden valvontaohjeen 2/2011.

Ohjeen tavoitteena on yhdenmukaistaa työsuhdeasioiden valvontaa ja lisätä valvonnan läpinäkyvyyttä.

Ohjeella selkeytetään työsuojeluviranomaisen valvontaroolia ja menettelytapoja sekä työsuojeluhallinnon sisällä että asiakkaille. On tärkeää, että asiakas ymmärtää oikein työsuojeluviranomaisen toimivallan ja velvollisuudet työsuhdeasioissa. Valvonnan läpinäkyvyyden avulla pyritään antamaan asiakkaalle tiedot osapuolten oikeuksista ja velvollisuuksista sekä työsuhdeasian käsittelytavasta ja työsuojeluviranomaisen toimivallasta ja sen rajoituksista asian käsittelyssä.

Työsuhdeasiat liittyvät usein ulkomaisen työvoiman ja yhdenvertaisuuden ja työsyrjinnän valvontaan. Niistä on laadittu erilliset ohjeet.

2. Säädösperusta

Tässä ohjeessa käsitellään työsopimuslain (55/2001), työaikalain (872/2019) ja vuosilomalain (162/2005) valvontaa yleisimmin työsuojeluviranomaisen käsittelyä edellyttämien asioiden osalta.

Muita työsuojeluviranomaisen valvontaan kuuluvia työsuhdesäädöksiä ovat:

• opintovapaalaki (273/1979)
• opintovapaa-asetus (864/1979)
• vuorotteluvapaalaki (1305/2002)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• laki työntekijöiden lähettämisestä (447/2016)
• leipomotyölaki (302/1961, 5 §)
• laki maanpuolustusvelvollisuutta täyttävän työ- ja virkasuhteen jatkumisesta (305/2009).

Nuorten työntekijöiden työsuhteista on säädetty erikseen laissa nuorista työntekijöistä (998/1993). Merimiesten työsuhteista on säädetty merityösopimuslaissa (756/2011), merityöaikalaissa (296/1976), laissa työajasta kotimaanliikenteen aluksissa (248/1982) ja merimiesten vuosilomalaissa (433/1984).

Moottoriajoajoneuvon kuljettajien ajo- ja lepoajoista on säädetty asetuksella (EY) N:o 561/2006.

Tässä ohjeessa kuvattuja työsuhdevalvonnan periaatteita ja menettelytapoja noudatetaan soveltuvin osin myös muiden kuin ohjeessa käsiteltyjen asioiden valvonnassa. Ohje soveltuu myös virkamiehen työaikaa ja vuosilomaa koskeviin asioihin, vaikka muutoin virkamiehen tai viranhaltijan palvelussuhdetta koskevan lainsäädännön valvonta ei kuulu työsuojeluviranomaisen toimivaltaan.

Työsuhdeasioiden valvonnassa sovelletaan työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annettua lakia (44/2006, jäljempänä valvontalaki) ja yleislakina muun ohella hallintolakia (434/2003). Työsuhdevalvonnassa on menettelysäännösten lisäksi huomioitava erityisesti hyvää hallintoa ja hallinnon oikeusperiaatteita koskevat säännökset. Hallintolain mukaan kaikkia viranomaisessa asioivia asiakkaita on kohdeltava tasapuolisesti ja virkamiehen on toimittava puolueettomasti. Virkamiehen on myös käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

3. Toimintaperiaatteet

Työsuojeluviranomaisen tehtävänä on valvoa työnantajan toimintaa. Tarkoituksena on valvoa työsuhdetta koskevan lainsäädännön noudattamista ja turvata työntekijöiden työehtojen vähimmäistaso, työaikasuojelu, tasapuolinen kohtelu ja työsuhdeturva.

Työsuojeluviranomaisen toimintaan työsuhdeasioissa kuuluvat ohjaus ja neuvonta sekä selvittäminen valvonnan keinoin, onko työnantaja noudattanut lainsäädäntöä ja tarvittaessa viranomaisohjauksen antaminen työnantajalle sekä ilmoitukset poliisille epäillyistä työrikoksista ja -rikkomuksista.

Työsuhdeasioiden käsittelyyn kuuluu ensivaiheessa asiakkaiden neuvonta ja ohjaus. Neuvoja ja ohjeita annetaan työsuhteen molemmille osapuolille.

Valvontatoimenpiteet määräytyvät valvontalain mukaisesti. Valvontakeinot ja toimintatavat riippuvat asian sisällöstä ja laiminlyönnin asteesta.

Työsopimuslain valvonnassa tarkastaja ei voi velvoitteillaan oikeudellisesti sitovalla tavalla ratkaista, ovatko perusteet laillisia määräaikaiselle työsopimukselle, työntekijän lomauttamiselle, työsopimuksen päättämiselle, työntekijän takaisin ottamiselle tai osittaisen hoitovapaan kieltämiselle sekä opintovapaan myöntämättä jättämiselle tai - siirtämiselle. Tarkastaja voi tarkastuskertomuksessa esittää käsityksensä työnantajan menettelyn lainmukaisuudesta ja antaa asiassa toimintaohjeen, mutta tarkastajan ohjaus ei vielä luo esimerkiksi vahingonkorvausoikeutta työntekijälle.

Työsuojeluvalvontaan eivät kuulu neuvottelut tai sovittelu työsuhteita koskevien erimielisyyksien ratkaisemiseksi, tai kanteiden ajaminen ja niihin vastaaminen yleisissä tuomioistuimissa. Osapuolille annetaan tarvittaessa ohjeita ja neuvoja asian ratkaisemiseksi keskenään sopimalla tai tietoa mahdollisuudesta vaatia vahingonkorvausta työsopimuslain perusteella.

Valvontaan ei myöskään kuulu palkkasaatavan laskeminen asiakkaalle. Työsuhdeneuvontaan kuuluu kuitenkin palkan määräytymisen perusteiden selventäminen asiakkaalle. Näissä ja muissa yksityisoikeudellista vaatimusta koskevissa riita-asioissa järjestäytyneet työntekijät ohjataan ensisijaisesti kääntymään oman ammattiliittonsa ja järjestäytyneet työnantajat oman työnantajaliittonsa puoleen. Järjestäytymättömät työntekijät ja työnantajat ohjataan ensisijaisesti neuvottelemaan ja sopimaan erimielisyytensä ja tarvittaessa kääntymään esim. oikeusaputoimiston tai asianajajan puoleen.

Työsuhdetta koskevan lainsäädännön valvonnan yhteydessä voi tulla esille kokemuksia työturvallisuuslain tarkoittamasta häirinnästä ja muusta epäasiallisesta kohtelusta, terveydelle haitallisesta kuormituksesta tai työsyrjinnästä. Valvonta kohdistuu tällöin myös näihin asioihin.

Työsopimus ja työehtosopimus

Työsuojeluviranomaisen valvonta kohdistuu pääasiassa pakottavan työlainsäädännön noudattamisen varmistamiseen. Työlainsäädännön soveltamisen kannalta tärkeä merkitys on työsopimuslain määritelmällä työsuhteen tunnusmerkeistä. Työsopimuksen tekemisestä ja työsuhteen tunnusmerkkien täyttymisestä seuraa, että sovellettavaksi tulee myös muu työsuhteeseen kytketty työoikeudellinen lainsäädäntö.

Työehtosopimuksilla on käytännössä merkittävä rooli työehtojen määrittäjänä. Työehtosopimuksia on noudatettava joko työehtosopimuslain (436/1946) mukaisen sidonnaisuuden eli ns. normaalisitovuuden tai työsopimuslain mukaisen yleissitovuuden (työsopimuslaki 2 luku 7 §) perusteella.

Työehtosopimuksen noudattamisjärjestelmien erojen vuoksi työsuhdetarkastuksessa tarkastajan on selvitettävä paitsi sovellettava työehtosopimus myös se, noudattaako työnantaja työehtosopimusta yleissitovana vai normaalisitovana. Lisäksi tarvittaessa on otettava huomioon mahdollinen lain säännöksistä toisin sopiminen.

Normaalisitova työehtosopimus

Työehtosopimuslaki velvoittaa sopijayhdistyksiä valvomaan sopimukseen osallisia tai siihen muuten sidottuja alaisiaan työnantajia ja työntekijöitä. Asianomaisen työnantajajärjestön tehtävänä on siten työehtosopimuksen noudattamisen valvonta yksittäisen työnantajan kohdalla työehtosopimuslain normaalisitovuuspiirissä.

Työsuojeluviranomaisella ei ole toimivaltaa valvoa, noudattaako työnantajayhdistykseen järjestäytynyt työnantaja työehtosopimusta. Näissä tilanteissa tarkastaja ilmoittaa harkintansa tai valvontahankkeessa sovitun käytännön mukaan havaitsemastaan sopimusmääräyksen rikkomisesta ja valvontatarpeesta asianomaiselle työnantajajärjestölle.

Yleissitova työehtosopimus

Työehtosopimuslain mukainen työehtosopimus voi olla vahvistettu yleissitovaksi. Yleissitovuuden perusteella myös työehtosopimukseen sitoutumattoman työnantajan on noudatettava vähintään valtakunnallisen, asianomaisella alalla edustavana pidettävän ja sellaiseksi vahvistetun työehtosopimuksen määräyksiä.

Työsuojeluviranomainen valvoo työsopimuslain perusteella, että järjestäytymätön työnantaja noudattaa yleissitovaksi vahvistettuja työehtosopimuksia. Yleissitovien työehtosopimusten valvonnassa työsuojeluviranomainen toimii kiinteässä yhteistyössä työehtosopimuksen solmineiden työnantaja- ja työntekijäyhdistysten kanssa. Mikäli valvonnassa on epätietoisuutta tai tulkinnanvaraisuutta työehtosopimuksen soveltamisesta, pyydetään tulkinta molemmilta sopijayhdistyksiltä.

Lain säännöksistä toisin sopiminen työehtosopimuksella ja työehtosopimuksen viittaus lainsäädäntöön

Työsopimuslaissa, työaikalaissa, vuosilomalaissa ja opintovapaalaissa on säännöksiä, jotka oikeuttavat valtakunnalliset työnantaja- ja työntekijäjärjestöt työehtosopimuksella poikkeamaan edellä tarkoitetuissa laeissa erikseen mainituista, muutoin pakottavista säännöksistä.

Lain säännöksistä toisin sopiminen syrjäyttää asianomaisen säännöksen sopijaosapuolten tarkoittamassa laajuudessa ja saa aikaan työehtosopimuksen oikeusvaikutukset. Näin ollen työsuojeluviranomaisella ei ole toimivaltaa valvoa työehtosopimukseen sidottujen järjestäytyneiden osapuolten välisten sopimusten noudattamista.

Myös yleissitovaa työehtosopimusta noudattavalla järjestäytymättömällä työnantajalla on oikeus soveltaa eräin paikallista sopimista koskevin rajoituksin edellä tarkoitettuja työehtosopimuksen määräyksiä, joilla on poikettu lainsäädännöstä. Työsuojeluviranomainen on toimivaltainen valvomaan näissä tilanteissa yleissitovan työehtosopimuksen noudattamista.

Toisin sopimisen lisäksi työehtosopimuksessa voi myös olla määräyksiä samansisältöisinä kuin ne ovat lainsäädännössä tai viittauksena kysymyksessä olevaan lain säännökseen. Näissä tilanteissa, kun määräyksessä on kysymys pakottavasta lainsäädännöstä, työsuojeluviranomaisella on toimivalta valvoa lain säännöksen noudattamista, vaikka sama asia olisi otettu myös osaksi työehtosopimusta ja työnantaja olisi velvollinen sitä noudattamaan myös velvoittavana työehtosopimusmääräyksenä.

Sen sijaan vastaavissa tilanteissa, kun määräyksessä ei ole kyse pakottavasta lainsäädännöstä, on kyse tällöinkin lain säännöksestä toisin sopimisesta, eikä työsuojeluviranomaisella ole asiassa valvontatoimivaltaa järjestäytyneen työnantajan kohdalla. Jos työehtosopimus on myös yleissitova, työsuojeluviranomainen on normaaliin tapaan toimivaltainen valvomaan sen noudattamista järjestäytymättömän työnantajan kohdalla.

4. Tarkastustoiminta

Viranomaisaloitteinen valvonta

Viranomaisaloitteinen valvonta kohdistuu yleensä työpaikkaa koskeviin työolosuhteisiin. Työsuhteita koskevat valvottavat asiat määräytyvät työsuojeluviranomaisen tulossopimuksen ja valvontasuunnitelman mukaisesti.

Viranomaisaloitteisella tarkastuksella tarkastaja käsittelee tarvittaessa työnantajan velvollisuuksia, jotka koskevat työsuhdeasioita. Viranomaisaloitteisella tarkastuksella sisältöön kuuluvat esimerkiksi työnteon keskeiset ehdot, vähimmäispalkkauksen noudattaminen ja palkkalaskelman antaminen, työaikajärjestelyt, työaikakirjanpito ja muut työaika-asiakirjat, työajan enimmäismäärä, vaihteleva työaika sekä vuosilomakirjanpito. Työsuhdeasioita voidaan käsitellä työpaikkatarkastuksella myös työpaikan esille ottamana.

Asiakasaloitteinen valvonta

Neuvonta ja valvontatarpeen arviointi

Suuri osa asiakkaiden yhteydenotoista työsuojeluviranomaiseen on tiedusteluja lainsäädännön tai työehtosopimuksen sisällöstä tai tulkinnasta. Työsuojeluviranomainen vastaa tiedusteluihin antamalla ohjeita ja neuvoja kysyjälle työlainsäädäntöä ja yleissitovaa työehtosopimusta koskevissa kysymyksissä.

Kun asiakas ottaa yhteyttä, tarkastaja selvittää, kuuluuko asia työsuojeluviranomaisen toimivallan piiriin ja onko asiakkaan esittämän selvityksen perusteella kyse lainsäädännön laiminlyönnistä. Jos tarkastaja katsoo, että lainsäädäntöä on kyseisessä tapauksessa noudatettu tai kyse on sellaisen työehtosopimuksen noudattamisesta, jota työsuojeluviranomainen ei valvo, se kerrotaan asiakkaalle. Asiakkaalle kerrotaan myös perustelut, miksi työsuojeluviranomainen ei voi toimia asiassa.

Myös tarkastusvihjeiksi tarkoitetut ilmoitukset vastaanotetaan ja valvontatarve arvioidaan, vaikka ne eivät johtaisi välittömästi valvontatoimenpiteisiin.

Tarkastaja ohjaa työsuhteen osapuolia ensisijaisesti käsittelemään asiaa työpaikalla sekä neuvottelemaan ja sopimaan asia. Valvontatarpeen selvittämiseksi voidaan asiakkaalta tiedustella, voiko hän itse hoitaa asiaansa työpaikalla mm. pyytämällä työnantajalta selvityksiä toimenpiteistä tai menettelystä tai muutoin hankkimaan asian yksilöimiseen riittävät tiedot. Lisäksi voidaan pyytää tieto siitä, onko asiaa käsitelty työpaikalla, kuinka sitä on käsitelty ja miksi se ei ole johtanut asiantilan korjaantumiseen. Asiakas voidaan ohjata kääntymään myös ammattiliittonsa puoleen.

Asiakkaan asian vireilletulo

Asiakkaan on esitettävä selvitys seikoista, joihin työsuojeluviranomaiselle tehty ilmoitus tai valvontapyyntö perustuu.

Tarkastajan ryhtyessä selvittämään asiaa asiakkaalle kerrotaan työsuojeluviranomaisen toimintamahdollisuuksista ja toimivallasta asian valvonnassa.

Asiakas ohjataan käyttämään vireille saattamiseen tarkoitettua työsuojeluhallinnon valvontapyyntölomaketta tai sähköisen asioinnin kanavaa. Asiakasvastaanotolla valvontapyyntölomake voidaan täyttää yhdessä tarkastajan kanssa.

Valvontalain mukaan ilmoittajan henkilöllisyys voidaan ilmaista vain, jos se on valvonnan kannalta tarpeellista ja ilmoituksen tekijä on antanut siihen suostumuksensa. Yksittäisen työntekijän työsuhdeasian valvonta edellyttää käytännössä, että ilmoittajan henkilöllisyys ilmaistaan työnantajalle. Asiakkaalle kerrotaan, että allekirjoittamalla valvontapyynnön hän antaa samalla luvan käsitellä asiaa nimellään ja työnantajan kanssa. Asiakkaalle kerrotaan myös, että hänen viranomaiselle toimittamansa asiakirjat ovat julkisia lukuun ottamatta erikseen salaiseksi säädettyjä tietoja. Mikäli asiakas ei anna suostumusta nimensä julkistamiseksi, tarkastaja kertoo asiakkaalle, että tämä rajaa toimenpiteitä, joihin työsuojeluviranomainen voi ryhtyä.

Jos vireille tulleessa asiakkaan asiassa ei ryhdytä valvontatoimenpiteisiin, tarkastaja laatii käsittelyratkaisun. Siihen kirjataan tarkastajan perusteltu käsitys sille, miksi asiassa ei ryhdytä valvontatoimenpiteisiin. Perusteluista tulee käydä ilmi asian arviointiin pääasiallisesti vaikuttaneet seikat ja näiden pohjalta tehdyt johtopäätökset sekä sovellettavat säädökset. Käsittelyratkaisu toimitetaan asiakkaalle.

Valvontatoimenpiteisiin ei yleensä ryhdytä, jos työnantajan epäillystä laiminlyönnistä on kulunut pitkä aika, eikä asiaa saada työsuojeluvalvonnan keinoin selvitettyä. Arvioinnissa otetaan huomioon työlainsäädännön erityissäännökset vanhentumisajoista ja esimerkiksi asiakirjan antamisvelvollisuutta tai säilytysvelvollisuutta koskevat ajat.

Valvontatoimenpiteet

Asiakasaloitteiset työsuhdeasiat käsitellään ensisijaisesti kirjallisesti. Jos asiakkaan toimittamien asiakirjojen tai muun selvityksen perusteella tarkastaja arvioi, että työnantaja ei ole noudattanut lainsäädäntöä, tarkastaja lähettää asiasta kirjallisen selvityspyynnön työnantajalle. Pelkästään asiakkaan toimittamien tietojen perusteella ei anneta kehotusta tietojen toimittamiseksi tarkastajalle tai työntekijälle, vaan asiassa laaditaan ensin selvityspyyntö. Kun työnantajalla on velvollisuus antaa tietty asiakirja työntekijälle (valvontalain 13 § 3 mom. 3-kohta), valvonnassa voidaan asian ja työnantajan näkemyksen selvittämiseksi käyttää myös muuta tapaa kuin kirjallista selvityspyyntöä. Tällaisessa tapauksessa työnantajalle voidaan lähettää erillinen kehotusasiakirja silloin kun asiakirjan antaminen on laiminlyöty kokonaan tai se ei vastaa tarkoitustaan.

Tarkastaja pyytää selvityspyynnössä työnantajalta tietoja selvittääkseen, onko työnantaja noudattanut toimintavelvollisuuttaan. Tarvittaessa selvityspyynnössä esitetään yksilöityjä kysymyksiä, jotka ohjaavat työnantajaa tuomaan esille tarvittavat tosiseikat asian ratkaisemiseksi. Selvityspyynnössä pyydetään yksilöityjä asiakirjoja tai tietoja kohtuullisen määräajan kuluessa.

Asian selvittäminen vaatii kummankin työsopimuksen osapuolen näkemyksen ja ratkaisuun vaikuttavien tosiseikkojen selvittämistä. Vaikka tarkastus tehdään asiakirjojen perusteella, on huomioitava työsuojelun valvontalain mukainen työnantajan edustajan ja työsuojeluvaltuutetun oikeus osallistua tarkastukseen, saada tietoa tarkastuksesta ja siihen liittyvistä jatkotoimenpiteistä. Työnantajalle on varattava tilaisuus ilmaista näkemyksensä asiasta ennen tarkastuskertomuksen tai erillisen kehotusasiakirjan toimittamista.

Mikäli työnantaja ei vastaa selvityspyyntöön, tarkastaja voi tapauskohtaisen harkinnan perusteella siirtää asian myös suoraan työsuojeluviranomaiselle toimintaohjetta tai kehotusta antamatta (valvontalain 14 § 2 mom.).

Työsuhdeasiat kuuluvat työsuojeluvaltuutetun yleiseen toimivaltaan vain siltä osin kuin ne liittyvät työntekijän turvallisuuteen ja terveyteen. Mikäli työpaikalle on valittu luottamusmies tai luottamusvaltuutettu, hän edustaa yleensä työntekijöitä. Tämä pitää ottaa huomioon, kun selvitetään työsopimuslain, työaikalain tai vuosilomalain säädösten noudattamista.

Työsuojeluvaltuutettu toimii myös työsuhdeasioissa valvontalain tarkoittamana yhteistoimintahenkilönä yhteistoiminnassa työnantajan kanssa ja suhteessa työsuojeluviranomaiseen. Luottamusmiehen osallistumisesta työsuojelutarkastukseen ei ole säännöksiä valvontalaissa, mutta luottamusmies voi olla taho, jonka näkemys on tarpeellista yksittäistapauksessa selvittää. Työehtosopimuksen perusteella valitun luottamusmiehen tehtävät määritellään työehtosopimuksissa. Luottamusmiehen muista tehtävistä säädetään mm. työaikalaissa ja vuosilomalaissa.

Tarkastajan tulee harkita, miten otetaan huomioon työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen mahdollisuus esittää käsityksensä asiassa. Se voidaan ottaa huomioon käsittelyprosessin aikana esimerkiksi, kun selvityspyyntö lähetetään työnantajalle tai sen jälkeen, kun selvitys on saatu työnantajalta. Asia voi olla myös sellainen, että tarkastaja harkitsee työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen näkemyksen selvittämisen tarpeettomaksi. Esimerkiksi työsuhdeasiakirjan antovelvollisuutta koskevat asiat ovat tyypillisesti sellaisia, joissa työsuojeluvaltuutetun näkemystä ei ole tarpeen selvittää.

Asiakasaloitteisessa työsuhdeasiassa asiakasta pidetään tietoisena asian käsittelyn etenemisestä. Tarvittaessa, valvottavan asian sisällöstä ja laajuudesta riippuen, asiakkaalle annetaan mahdollisuus esittää näkemyksensä työnantajalta ja työsuojeluvaltuutetulta tai luottamusmieheltä saaduista selvityksistä.

Tarkastaja arvioi, milloin asiassa on saatu riittävät tiedot asian ratkaisemiseksi.

5. Tarkastuskertomus

Tarkastaja laatii tarkastuksesta tarkastuskertomuksen, johon kirjataan tarkastajan keskeiset havainnot sekä annetut toimintaohjeet ja kehotukset. Tarkastettavia asioita koskevissa havainnoissa on mainittava kuhunkin toimintaohjeeseen mahdollisesti liittyvät yleissitovan työehtosopimuksen määräykset.

Mikäli tarkastus on tehty asiakasaloitteisesti, tarkastuskertomukseen ei pääsääntöisesti kirjata valvontapyynnön tehneen asiakkaan nimeä. Tarkastuskertomuksessa tai erillisessä kehotusasiakirjassa mainitaan työntekijöiden nimet, kun kysymys on asiakirjan antamisvelvollisuutta koskevasta asiasta.

Kehotus voidaan antaa työaika- ja vuosilomakirjanpitoa sekä muuta kirjaamisvelvollisuutta koskevassa asiassa. Lisäksi kehotus on mahdollinen työsopimuslaissa tai muussa työsuojeluviranomaisen valvontaan kuuluvassa laissa, esimerkiksi vuosilomalaissa ja merityösopimuslaissa, tarkoitetun

• palkkalaskelman,
• työtodistuksen,
• työnteon keskeisiä ehtoja koskevan kirjallisen selvityksen,
• vaihtelevaa työaikaa ja lisätyötä koskevien selvitysvelvollisuuksien,
• vuosilomapalkkalaskelman,
• lomautusta koskevan kirjallisen todistuksen tai
• työsopimuksen päättämisperusteita koskevan kirjallisen ilmoituksen

antamista koskevassa asiassa. Kehotuksen käyttöalaa työsyrjinnän johdosta on käsitelty yhdenvertaisuuden ja työsyrjinnän valvontaohjeessa (2/2016).

Työaika- ja vuosilomakirjanpidon pitämistä koskevassa kehotuksessa velvoitetaan työnantajaa ryhtymään toimenpiteisiin kirjanpidon pitämiseksi heti ilman erillistä määräaikaa. Samassa kehotuksessa työnantajaa edellytetään toimittamaan tarkastajalle määräajassa jäljennös työaikakirjanpidosta, jonka perusteella työaikakirjanpitovelvollisuutta koskevan kehotuksen noudattaminen todennetaan.

Kehotus voidaan antaa myös erillisellä kehotusasiakirjalla. Käytännössä erillistä kehotusasiakirjaa käytetään, kun kyse on työnantajan velvollisuudesta antaa kyseiset asiakirjat työntekijälle.

Mikäli tarkastuksessa on käsitelty asioita, joista voidaan antaa vain toimintaohje mutta ei kehotusta, eikä niistä ole mahdollista tehdä ilmoitusta poliisille esitutkintaa varten, asian vireille saattaneelle asiakkaalle ilmoitetaan, että asian käsittely päättyy.

Tarkastuskertomuksessa tai sen liitteessä annetaan tarvittavia ohjeita ja neuvoja osapuolille asian ratkaisemiseksi yhdessä sopimalla, liittojen välisillä neuvotteluilla tai asian viemisellä tuomioistuimen ratkaistavaksi.

Tarkastuskertomus toimitetaan työnantajalle, työsuojeluvaltuutetulle ja asianomaiselle työntekijälle. Jos tarkastuskertomus lähetetään tiedoksi työehtosopimuslain tarkoittamaan työnantajayhdistykseen, asia mainitaan tarkastuskertomuksessa. Tarkastaja päättää muusta jakelusta harkintansa mukaan.

6. Seuranta

Jälkivalvonnassa tarkastaja varmistaa, että annettuja kehotuksia on noudatettu asetetussa määräajassa. Yleisessä valvontaohjeessa (2021) on kuvattu, miten toimintaohjeiden ja kehotuksien noudattamista valvotaan. Toimintaohjeiden jälkivalvonta tapahtuu pääsääntöisesti muun tarkastustoiminnan yhteydessä tai jos työnantaja omatoimisesti ilmoittaa täyttäneensä velvoitteet sähköisessä asiointipalvelussa.

Jos työnantaja ei noudata kehotusta, tarkastaja siirtää asian työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi. Työsuojeluviranomainen kuulee asianosaisia. Työsuojeluviranomainen voi tehdä myös velvoittavan päätöksen, jonka tehosteeksi asetetaan uhkasakko.

Työsuojeluviranomainen harkitsee, onko sillä velvollisuus ilmoittaa asia työsuojelun valvontalain 50 §:ssä säädetyn mukaisesti poliisille esitutkintaa varten. Työnantajalle tulee yleensä antaa toimintaohjeella tai kehotuksella mahdollisuus korjata laiminlyöntinsä ennen kuin harkitaan asian ilmoittamista poliisille. Jos työnantaja ei noudata viranomaisohjausta, on ilmoitus yleensä perusteltua tehdä, ellei rikkomus ole kyseessä olevaan rikkomuslajiin nähden vähäinen. Ilmoitusharkinnassa on kuitenkin otettava aina huomioon kunkin yksittäistapauksen erityispiirteet. Yleisessä valvontaohjeessa (2021) on kuvattu tarkemmin työsuojeluviranomaisen seuraamus- ja ilmoitusharkintaa.

Viranomaisohjauksen antaminen työnantajalle ja rikosepäilyn ilmoittaminen esitutkintaan eivät sulje toisiaan pois, vaan niitä arvioidaan toisistaan riippumatta. Näin ollen samassa asiassa voidaan tehdä rikosilmoitus tai velvoittava päätös tai molemmat.

Keskeisimpiä työsuhdeasioita koskevia työnantajan velvollisuuksia, joiden laiminlyönnistä on säädetty työlainsäädännössä myös rangaistusseuraamus, ovat:

Työsopimuslakirikkomus:

• kirjallisen selvityksen antaminen työnteon keskeisistä ehdoista
• palkkalaskelman antaminen
• työtodistuksen antaminen
• työnantajan kuittausoikeuden rajoitukset.

Työaika- ja vuosilomarikkomus:

• vuosiloman antamisen laiminlyönti
• vuosilomapalkkalaskelman antaminen
• työajan enimmäismäärä
• hätätyö
• 25–27 §:ssä säädetyt vähimmäislepoajat
• työvuoroluettelon laatimisvelvollisuus.

Työaikasuojelurikos:

• työaika- ja vuosilomakirjanpitovelvollisuus
• työaika- tai vuosilomarikkomuksen tunnusmerkistön täyttyminen työsuojeluviranomaiselta saadusta kehotuksesta, määräyksestä tai kiellosta huolimatta
  • määräyksellä ja kiellolla viitataan yleisesti viranomaisohjeistukseen eikä rangaistavuutta ole sidottu tiettyihin valvonnan keinoihin.

7. Yhteistyö

Työsuojeluviranomainen toimii työsuhdeasioiden valvonnassa kiinteässä yhteistyössä työnantajien ja työntekijöiden yhdistysten kanssa.

Jos asiakas pyytää työsuojeluviranomaisen apua asioissa, joita ei ole säädetty työsuojeluviranomaisen valvottavaksi, asiakas ohjataan sille viranomaiselle, jonka tehtäviin asia kuuluu.

8. Voimassaolo

Tämä ohje on voimassa toistaiseksi.