Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 13, 14, 30 artikla

Rekisteri

USPA-asianhallintajärjestelmä, joka on työsuojeluvalvonnan henkilörekisterin osarekisteri

Rekisterinpitäjä

Lupa- ja valvontavirasto, työsuojeluosasto
PL 30
13035 LVV
Puhelinvaihde: 0295 254 000
Sähköposti: [email protected] 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Johtava asiantuntija Tero Palonen
Lupa- ja valvontavirasto, työsuojeluosasto
PL 30
13035 LVV
Puhelinvaihde: 0295 254 000
Sähköposti: [email protected] 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava Jukka Tuomela
Lupa- ja valvontavirasto
PL 20
13035 LVV
Puhelinvaihde: 0295 254 000
Sähköposti: [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asianhallintajärjestelmää käytetään asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiin, asioiden valmisteluun, päätösten tekoon, tiedottamiseen ja täytäntöönpanoon sekä käsittelyvaiheiden seurantaan.

Rekisteröinti mahdollistaa asioiden seurannan ja asiakirjojen saapumisen kirjaamisen. Järjestelmästä voidaan tuottaa käsitellyistä asioista tilastoja ja raportteja. Järjestelmä toimii sekä pysyvästi säilytettävien että määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen hakurekisterinä. Järjestelmä toimii myös asiakirjojen sähköisenä arkistona.

Järjestelmään sisältyy diaari-/asiarekisteri, dokumenttien hallinta ja asiakasrekisteri sekä mahdolliset integraatiot muihin järjestelmiin. Järjestelmässä käsitellään Lupa- ja valvontaviraston tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) mukaisia asioita ja niihin liittyviä asiakirjoja.  Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin säädöksiin: henkilötietolaki 8 § (kumottu, korvattu tietosuojalailla) tietosuojalaki (1050/2018), sähköisen asioinnin laki 13 § (jos tarkoitetaan lakia 13/2003, näyttää siltä, että pykälä on kumottu, laitetaanko jotain tilalle?), julkisuuslaki 18 § (jos tarkoitetaan laki 621/1999, näyttää siltä että pykälä on kumottu, laitetaanko jotain tilalle?), hyvästä tiedonhallintatavasta annettu asetus (1030/1999) (tämä asetus on pääosin kumottu, asetuksen 2a luku (valtionhallinnon viestintä) jää voimaan, laitetaanko jotain tilalle?) ja arkistolaki (831/1994).

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 6 artikla kohta e

Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006) 3, 4, 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f §

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja erityiset henkilötietoryhmät

​​​​​Henkilöistä tallennetaan rekisteriin seuraavat tiedot: 

• sukunimi 
• etunimi tai etunimet 
• postiosoite 
• puhelinnumero 
• sähköpostiosoite.

Asianhallintajärjestelmään ei tallenneta erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, mutta järjestelmään sähköisesti arkistoitavissa asiakirjoissa saattaa asian laadusta riippuen olla kyseisiä tietoja.

Työsuojelun valvontalain (44/2006) 10 §:n mukaiset ilmoittajan tiedot ovat salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään tai tiedot kertyvät työsuojeluviranomaisen valvontatoiminnasta.

Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti organisaation ulkopuolelle.

Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 momentin mukaisesti. 

Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle pyynnöstä julkisuuslain mukaisesti tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Tietojen siirto EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Asianhallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen säilytysaika perustuu Lupa- ja valvontaviraston (työsuojeluosaston? oli avien ts-vastuualueiden) tiedonohjaussuunnitelmaan.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu käyttäjäryhmien ja käyttöoikeuksien hallinnalla, tietokantojen ja palvelinten teknisellä suojauksella, tilojen fyysisellä suojauksella, kulunvalvonnalla, tietoliikenteen suojauksella sekä tietojen varmuuskopioinnilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia tietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa.

Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä siitä pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydennettyä puutteelliset henkilötiedot.

Sen, joka haluaa korjata tai täydentää itseään koskevat tiedot, on esitettävä siitä pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on menetelty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti.