Turvallista asiointia työsuojelun asiointipalvelussa
Työnantajat ovat antaneet työsuojelun asiointipalvelussa tänä vuonna vastauksen jo satoihin tarkastuksella annettuihin velvoitteisiin tai muihin työsuojelun vastuualueen yhteydenottoihin. Myös työntekijöiden työsuojeluviranomaiselle tekemiä työsuhdeasioiden valvontapyyntöjä tulee enenevissä määrin asiointipalvelun kautta. Verkkoasiointi nopeuttaa käsittelyä ja parantaa tietoturvaa, sillä asiakirjat kirjautuvat automaattisesti viranomaisen järjestelmiin. Suomen lisäksi palvelussa voi valita myös ruotsin- tai englanninkielisen asioinnin.
Työsuojelun asiointipalvelua voivat käyttää sekä työnantajat että työntekijät. Työnantajat voivat toimittaa palvelussa työsuojelun vastuualueen pyytämiä selvityksiä, esimerkiksi ilmoittaa tarkastuksella havaittujen puutteiden korjaamisesta. Palvelu myös lähettää työnantajan sähköpostiin muistutuksen velvoitteen määräajan lähestyessä.
Työsuojelun asiointipalvelussa on mahdollista asioda suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Asiointikielen pystyy helposti vaihtamaan mieluisaksi kielivalikosta.
Valvonnan voi laittaa vireille lähes kaikissa työsuhdeasioissa
Työntekijä voi työsuojelun asiointipalvelussa laittaa valvonnan vireille lähes kaikissa lakisääteisissä selvityksissä ja todistuksissa, joiden saamiseksi on mahdollista kääntyä työsuojeluviranomaisen puoleen. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi työtodistus, todistus lomauttamisesta, palkkalaskelma ja vuosilomapalkkalaskelma sekä selvitys työsopimuksen päättämisen perusteista.
Työntekijä voi asioida asiointipalvelussa vain omassa asiassaan – tässä järjestelmässä valvontaa ei siis voi esimerkiksi työsuojeluvaltuutettu tai luottamusmies laittaa vireille toisen henkilön puolesta. Lisäksi on rajattu, että asiointipalvelussa voi laittaa valvonnan vireille vain lakisääteisissä selvityksissä ja todistuksissa. Jos ongelmallinen tilanne työssä on sellainen, että valvontapyynnön tekeminen asiointipalvelussa ei onnistu, voi olla yhteydessä työsuojelun vastuualueelle. Ohjeita asiointiin saa työsuojeluviranomaisen puhelinneuvonnasta.
Turvallista sähköistä asiointia
Työsuojelun asiointipalveluun kirjaudutaan henkilökohtaisesti Suomi.fi-tunnistautumisen avulla. Palvelussa toimitetut selvitykset ja mukaan liitetyt asiakirjat välittyvät työsuojeluviranomaisten järjestelmiin automaattisesti ajantasaisesti ja tietoturvallisesti. Myös tarkastaja voi toimittaa esimerkiksi selvityspyynnön työnantajalle turvaviestinä.
Työntekijä voi heti tunnistauduttuaan käynnistää asioinnin palvelussa, mutta työnantajan puolesta asioiminen edellyttää, että on valtuudet toimia työnantajan edustajana. Työsuojelupäälliköllä ei siis aina ole automaattisesti oikeuksia antaa asiointipalvelussa vastauksia esimerkiksi työsuojelutarkastuksella saatuihin velvoitteisiin, vaan ensin täytyy sopia asiasta työnantajan kanssa ja saada valtuuspyynnölleen tämän hyväksyntä Suomi.fi-palvelussa.
Asiointipalvelu soveltuu parhaiten pienille ja keskisuurille yrityksille, joissa toimitusjohtaja itse antaa vastaukset työsuojelun vastuualueelle. Valtuuksia työnantajan edustamiseen työsuojeluasioissa on myös haettu jo runsaasti. Julkisyhteisöille valtuuspyyntöön työnantajan edustamiseksi on erillinen ohjeistus.