Säker ärendehantering i arbetarskyddets e-tjänst
I arbetarskyddets e-tjänst har arbetsgivarna redan i år gett svar på hundratals skyldigheter som getts vid en inspektion eller svarat på andra kontakter från ansvarsområdet för arbetarskyddet. Begäran om tillsyn av anställningsärenden som arbetstagare lämnar till arbetarskyddsmyndigheten kommer också i allt högre grad via e-tjänsten. E-tjänsten påskyndar behandlingen och förbättrar datasäkerheten eftersom handlingarna automatiskt registreras i myndighetens system. I tjänsten kan man förutom på finska välja att uträtta ärenden på svenska eller engelska.
Arbetarskyddets e-tjänst kan användas av både arbetsgivare och arbetstagare. Arbetsgivarna kan lämna in de utredningar som ansvarsområdet för arbetarskyddet begärt i tjänsten, till exempel anmäla att brister som upptäckts vid en inspektion har åtgärdats. Tjänsten skickar också en påminnelse till arbetsgivarens e-post när tidsfristen närmar sig.
Det är möjligt att uträtta ärenden i arbetarskyddets e-tjänst på finska, svenska och engelska. Det är lätt att byta språk i språkmenyn.
Tillsyn kan inledas i nästan alla anställningsärenden
Arbetstagaren kan inleda ett tillsynsärende via arbetarskyddets e-tjänst i nästan alla lagstadgade utredningar och intyg, som man kan få genom att vända sig till arbetarskyddsmyndigheten. Sådana ärenden är till exempel arbetsintyg, intyg över permittering, lönespecifikation och semesterlönespecifikation samt redogörelse för avslutande av arbetsavtal.
Arbetstagaren kan endast uträtta ärenden i sitt eget ärende i e-tjänsten – i detta system kan alltså inte arbetarskyddsfullmäktigen eller förtroendemannen inleda ett tillsynsärende för en annan persons räkning. Dessutom har man begränsat det så att man endast kan inleda ett tillsynsärende i e-tjänsten när det gäller lagstadgade utredningar och intyg. Om den problematiska situationen i arbetet är sådan att det inte går att göra en begäran om tillsyn i e-tjänsten, kan man kontakta ansvarsområdet för arbetarskyddet. Arbetarskyddsmyndighetens telefonrådgivning ger anvisningar om hur man gör i ett sådant fall.
Säker elektronisk ärendehantering
Man loggar in i arbetarskyddets e-tjänst personligen med hjälp av Suomi.fi-identifikation. De utredningar som lämnats in i tjänsten och de handlingar som bifogats förmedlas automatiskt till arbetarskyddsmyndigheternas system i realtid och på ett datasäkert sätt. Även inspektören kan skicka till exempel en begäran om utredning till arbetsgivaren som ett krypterat meddelande.
Genast efter att ha identifierat sig kan arbetstagaren börja uträtta ärenden i tjänsten, men för att kunna uträtta ärenden för arbetsgivarens räkning krävs fullmakt att representera arbetsgivaren. Arbetarskyddschefen har alltså inte alltid automatiskt rätt att i e-tjänsten ge svar på till exempel skyldigheter som erhållits vid en arbetarskyddsinspektion, utan först måste man komma överens om saken med arbetsgivaren och få dennes godkännande för sin begäran om fullmakt i Suomi.fi-tjänsten.
E-tjänsten lämpar sig bäst för små och medelstora företag där verkställande direktören själv ger svar till ansvarsområdet för arbetarskyddet. Många har redan ansökt om fullmakt att representera arbetsgivaren i arbetarskyddsärenden. För offentliga samfund finns separata anvisningar om hur man begär fullmakt att representera arbetsgivaren.