Utredningarna som beställaren inhämtar får inte vara äldre än tre månader då avtalet ingås. Syftet är att inhämta så aktuella uppgifter som möjligt om hur avtalsparten har skött sina förpliktelser.

Beställaren ska förvara utredningarna som inhämtats innan avtalet ingås i minst två år efter att det avtalsenliga arbetet har upphört. Även rapporten som innehåller utredningar enligt beställaransvarslagen samt som skaffats av en privat producent av tjänster ska sparas: det är inte tillräckligt att endast titta på rapporten i systemet.

Utredningarna som inhämtats enligt beställaransvarslagen är i regel giltiga i ett år. Om beställaren ingår ett nytt avtal med avtalsparten innan det gått 12 månader från ingåendet av det tidigare avtalet och skaffandet av utredningar är beställaren i regel inte utredningsskyldig. Beställaren ska dock alltid skaffa alla utredningar innan ett nytt avtal ingås om det finns skäl att misstänka att avtalspartens situation har förändrats på ett sätt som kräver utredning. Uppgifterna ska kontrolleras åtminstone då beställaren borde ha förstått att avtalsparten försummat sina arbetsgivarskyldigheter redan under ett tidigare avtalsförhållande eller om man kan konstatera negativa förändringar i avtalspartens verksamhetssätt eller situation. En sådan orsak kan vara till exempel att företagets ansvariga person har meddelats näringsförbud, brottsundersökning som kommit fram i offentligheten eller motiverade misstankar som getts av personalföreträdare om att avtalsparten har brutit mot sina arbetsgivarskyldigheter.

När det gäller avtal med giltighetstid över ett år ska avtalsparten lämna utredningar om skattebetalningsärenden och pensionsförsäkring till beställaren med 12 månaders mellanrum.