Med distansarbete avses flexibelt förvärvsarbete som baseras på frivillighet och överenskomna regler som även kan utföras utanför den egentliga arbetsplatsen. Väsentligt för distansarbete är arbetsarrangemang som är oberoende av tid och plats. Arbetstiden kan vara distansarbete antingen på heltid eller bara deltid. 

Med utvecklingen av kommunikationstekniken har distansarbetsarrangemangen ökat kraftigt inom olika branscher. Detta gäller i synnerhet informations- och expertbranscher, men även telefonförsäljning och produktion av produkter kan göras på distans.

Smidigt distansarbete förutsätter tillförlit och överenskommelser

Lagstiftningen gällande arbetslivet känner inte riktigt till termen distansarbete. Arbetsavtalslagen, arbetstidslagen och arbetarskyddslagen utgör dock den rättsliga grunden också för distansarbete. Eftersom flexibla arbetsarrangemang har blivit allt vanligare i en rasande fart, har man identifierat ett antal goda praxis gällande distansarbete. 

Överenskomna praxis gör vardagen smidigare och minskar uppkomsten av eventuella motstridigheter. Vanligen avtalar man om distansarbetsarrangemangen skriftligen eller så tillämpas företagets gemensamma spelregler som utarbetats tillsammans med arbetstagarna. Eftersom det finns så många olika sätt att utföra arbetet, kan behovet av att avtala om saker och ting variera. 

Vanliga överenskomna villkor är bland annat:

• när det är möjligt att utföra distansarbete och när det inte är det 
• arbetstiden 
• uppföljningen av arbetsresultaten
• praxis vid sjukfrånvaro
• dataskyddsfrågor
• eventuella kostnader och fördelningen av dem.

Det är med andra ord viktigt att arbetsgivaren kommer ihåg att avtala om viktiga frågor gällande distansarbete, såsom dataskyddsfrågor och praxis vid uppföljning av belastning samt om hur man ska agera vid störningssituationer.

Arbetstiden vid distansarbete

Distansarbete omfattas i princip av arbetstidslagen och förutsätter således uppföljning av arbetstiden. Arbetsgivaren har enligt lag skyldighet att övervaka tryggheten och hälsan i arbetssätten. Behovet av arbetstidsskydd försvinner inte då arbetet utförs utanför arbetsgivarens verksamhetsställe. 

Längden på arbetsdagarna är en av de viktigaste mätarna vid förebyggande av skadlig belastning. Vid distansarbete betonas å ena sidan arbetstagarens eget ansvar för arbetsarrangemangen och för att ta tillräckligt med pauser.

Alla distansarbetsarrangemang omfattas inte av arbetstidslagen, men dessa situationer, som avses i 2 § i arbetstidslagen, ska alltid utvärderas som en helhet och från fall till fall.

Arbetssäkerhet vid distansarbete

Arbetsgivaren ska enligt arbetarskyddslagen ombesörja att arbetet utförs under trygga och hälsosamma förhållanden. Detta gäller platser på vilka arbetet utförs. En viktig del av denna omsorgsplikt är att utvärdera faror och skador.

Distansarbete utförs ofta hemma eller under sådana förhållanden att arbetsgivaren har svårt att utreda och bedöma tryggheten. I dessa fall måste man även beakta den i grundlagen föreskrivna hemfriden. Dessutom är det viktigt att tillsammans med arbetstagaren utreda att arbetet också på distans sker störningsfritt, tryggt och ergonomiskt.

Arbetsgivaren ska även systematiskt följa upp faktorer som orsakar skadlig belastning. Framförhållning och planering ökar inte bara personernas välbefinnande, utan även produktiviteten; till exempel undviks sjukfrånvaro förknippad med fysisk eller psykisk belastning.

Vid distansarbete betonas arbetstagarens ansvar för sitt eget välbefinnande. Man måste ha kunskap i att leda sitt eget arbete samt kunna skilja på arbetstid och fritid. För att kunna identifiera eventuella risker, måste man ha förmåga att granska sina arbetssätt kritiskt. Företagshälsovården bistår med experthjälp vid riskhantering och de ger råd och anvisningar i olika sätt att utföra arbetet.

Arbetsgivarens lagstadgade olycksfallsförsäkring gäller även vid distansarbetsarrangemang. Med olycksfall i arbetet avses en olycka som sker när arbetet utförs eller på arbetsresor. Med tanke på distansarbete kan det dock förekomma begränsningar vad gäller ersättningsgilla olyckor. Det lönar sig att redan på förhand bekanta sig med avtalsvillkoren för olika försäkringar.