Anställningsförhållande
Hälsouppgifter
Uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd är sådana uppgifter som i dataskyddsförordningen avses som särskilda personuppgifter och som arbetsgivaren endast får samla in och hantera om det är nödvändigt med tanke på anställningsförhållandet.
Arbetsgivaren har rätt att handha uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd, om uppgifterna har givits direkt av arbetstagaren eller med arbetstagarens skriftliga samtycke via någon annan part. Arbetsgivaren har rätt att samla in och behandla dessa uppgifter om det är nödvändigt:
- för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner i anslutning till hälsotillståndet
- för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet
- om arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av uppgifterna om hälsotillstånd.
Arbetsgivaren har dessutom rätt att behandla dessa uppgifter i sådana situationer och i en sådan omfattning som bestäms särskilt någon annanstans i lag. Inte ens med arbetstagarens samtycke får sådana uppgifter samlas in och hanteras på arbetsplatsen på ett lagstridigt sätt.
Arbetsgivaren får inte bilda ett register över arbetstagares sjukdomsuppgifter. Endast en aktör inom hälso- och sjukvården, till exempel företagshälsovården, får föra ett sådant register. Företagshälsovården får inte överlämna arbetstagarens hälsouppgifter från sitt register, om inte arbetstagaren uttryckligen samtycker till det eller om det inte finns bestämmelser i lagstiftningen om en sådan situation där en uppgift kan lämnas ut.
Om arbetsgivaren förutsätter ett “lämplig för arbete” -utlåtande i samband med hälsoundersökning vid anställning, får utlåtandet inte innehålla uppgifter om arbetstagarens hälsa. Företagshälsovården får endast informera arbetsgivaren om huruvida arbetstagaren kan sköta arbetsuppgifterna eller om det finns begränsningar för det.
Endast namngivna personer får hantera hälsouppgifter
Arbetstagarens hälsouppgifter är sekretessbelagda uppgifter. Hälsouppgifter om arbetstagare får endast hanteras av dem som behöver uppgifterna i sitt arbete. Arbetsgivaren ska utse personer som i sitt arbete får hantera hälsouppgifter om andra arbetstagare. De får inte röja uppgifterna för andra under anställningsförhållandet och inte heller efter att det upphört. Antalet personer som behandlar hälsouppgifter ska vara så litet som möjligt. Normalt behöver till exempel chefer, personalförvaltningens personal eller löneräknare behandla personuppgifter om arbetstagare för att på ett lämpligt sätt sköta sina uppgifter.
Uppgifter om hälsotillståndet ska förvaras skilt från andra uppgifter, och de ska förstöras utan dröjsmål när de inte längre behövs. Arbetsgivaren ska kontrollera behovet av att förvara hälsouppgifter minst med fem års mellanrum.
Hälsouppgifter får dock hanteras på arbetsplatsen i den mån som de anknyter till särskild fara för ohälsa på grund av arbetet. Om en arbetstagare övergår i en annan arbetsgivares tjänst med motsvarande särskild fara för ohälsa kan företagshälsovården överlämna relevanta hälsouppgifter till den nya företagshälsovården.
Uppgifter om sjukfrånvaron får sparas
Arbetsgivaren får bilda ett register över tidsperioderna för arbetstagarens sjukfrånvaron till exempel för lönebetalningssystemet. Arbetsgivaren får dock inte registrera diagnoser från sjukintyg givna av läkare.
Arbetsgivaren får till tjänsteleverantör inom företagshälsovården överlåta läkarintyg eller -utlåtande om arbetsförmåga som arbetstagaren har överlämnat till arbetsgivaren, om arbetstagaren inte har förbjudit att det överlåts, så att tjänsteleverantören kan verkställa företagshälsovårdens uppgifter som föreskrivs i lagen om företagshälsovård. Arbetsgivaren får dock alltid informera företagshälsovården om tidpunkterna och längden för arbetstagarens sjukledighet.
Hantering av hälsouppgifter vid företagshälsovårdens trepartssamtal
Arbetsgivaren har rätt att hänvisa en arbetstagare för bedömning av arbetsförmågan inom företagshälsovården om det finns grundad anledning att anta att ett försämrat hälsotillstånd minskar arbetstagarens arbetsförmåga. Parterna kan avtala om samarbete för tidigt stöd i företagshälsovårdens verksamhetsplan eller arbetsplatsens modell för tidigt stöd.
I trepartssamtalen om tidigt stöd deltar i allmänhet den insjuknade arbetstagaren, arbetsgivarens representant (t.ex. chefen) och företagsläkaren eller -sköterskan.
Företagshälsovården får inte underrätta chefen som deltar i samtalet eller andra arbetsgivarrepresentanter om arbetstagarens sjukdom utan arbetstagarens samtycke. Företagshälsovården kan till exempel på en allmän medicinsk nivå berätta om sjukdomens inverkan på arbetsförmågan. Alla som deltar i företagshälsovårdsförhandlingar har tystnadsplikt med hänsyn till uppgifter om hälsotillståndet som behandlas i förhandlingarna.
Om diagnos förutsätts i sjukintyget känner arbetsgivaren redan till vilken sjukdom som minskar arbetstagarens arbetsförmåga. Arbetstagaren kan berätta om sin sjukdom själv.
I regel brukar arbetstagaren komma överens med företagshälsovården på förhand om vilken information om sjukdomen som ska delges arbetsgivaren. Syftet med trepartssamtalet är att komma överens om arbetsuppgifter som är lämpliga med tanke på den rådande arbetsförmågan. Företagshälsovården kan genom sin expertis bedöma hur länge arbetsuppgifterna ska anpassas och slå fast tidpunkten för ett uppföljningsmöte.
