Anställningsförhållande
Planering och uppföljning
Vid planeringen och ordnandet av arbetstiden samt uppföljningen av den realiserade arbetstiden ska arbetsgivaren upprätta
- utjämningsschema för arbetstiden
- arbetsskiftsförteckning
- arbetstidsbokföring.
Vad är utjämningsschema för arbetstiden i genomsnittlig arbetstid och periodarbete?
När man använder genomsnittlig arbetstid eller periodisk arbetstid baserad på arbetstidslagen eller kollektivavtalet ska arbetsgivaren utarbeta ett utjämningsschema för arbetstiden. Av den ska åtminstone framgå den ordinarie arbetstiden för varje vecka under utjämningsperioden. När flextid eller utökad flextid används behöver man inte utarbeta något utjämningsschema.
Utjämningsschemat ska utarbetas på förhand för den tidsperiod under vilken den ordinarie arbetstiden jämnas ut till det föreskrivna eller avtalade genomsnittet. När arbetsgivaren utarbetar utjämningsschemat eller har för avsikt att förändra ett befintligt utjämningsschema ska arbetsgivaren ordna ett tillfälle där personalens representanter eller arbetstagarna får uttrycka sina åsikter om schemat. Arbetstagare ska underrättas om ändringar i utjämningsschemat i god tid.
Även kollektivavtal kan innehålla bestämmelser om utjämningsschema för arbetstid. Arbetsgivaren ska beakta bestämmelserna i det tillämpliga kollektivavtalet.
Vad är en arbetsskiftsförteckning?
Arbetsgivaren ska på förhand upprätta en arbetsskiftsförteckning. Av den ska framgå när arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar samt tidpunkterna för de dagliga rasterna. Arbetsskiftsförteckningen ska i allmänhet upprättas för samma tidpunkt som utjämningsschemat för arbetstiden, om arbetsplatsen använder genomsnittlig arbetstid eller periodarbetstid. Arbetsskiftsförteckningen kan dock även upprättas för en kortare tid än utjämningsperioden, om det är mycket svårt att upprätta den på grund av oregelbundenheter i utjämningsperioden eller det arbete som utförs. Arbetsskiftsförteckningen ska dock utarbetas för en så lång period som möjligt, dock minst för en vecka.
Arbetsskiftsförteckningen kan ges så att den gäller tills vidare i fall där förläggningen av den ordinarie arbetstiden inte varierar. Den kan också ges så att den gäller tills vidare när flextid eller utökad flextid används. Ett skriftligt avtal om dessa arbetstidsformer ersätter arbetsskiftsförteckningen, när principerna för förläggning av arbetstiden framgår av avtalet.
Även kollektivavtal kan innehålla bestämmelser om arbetsskiftsförteckning. Arbetsgivaren ska beakta bestämmelserna i det tillämpliga kollektivavtalet.
När ska arbetstagarna informeras om arbetsskiftsförteckningen?
En skriftlig arbetsskiftsförteckning ska lämnas till arbetstagarna i god tid, senast en vecka innan den börjar tillämpas. Därefter får arbetsskiftsförteckningen endast ändras med arbetstagarens samtycke eller av vägande skäl relaterade till arbetsarrangemangen.
Om arbetsgivaren för en arbetstagare med varierande arbetstid vill anteckna arbetsskift som överstiger den i arbetsavtalet överenskomna minimiarbetstiden, ska arbetstagaren ges tillfälle att före en viss tidpunkt meddela i vilken omfattning och under vilka förutsättningar han eller hon kan ta emot arbete. Denna tidpunkt får inte infalla tidigare än en vecka innan arbetsskiftsförteckningen görs upp.
Ska arbetsskiftsförteckningarna bevaras?
Arbetsgivaren ska bevara arbetsskiftsförteckningarna om uppgifterna i dem inte framgår av arbetstidsbokföringen. Arbetsskiftsförteckningarna ska då bevaras åtminstone tills tiden för väckande av talan enligt 40 § i arbetstidslagen har gått ut.
Arbetstidsbokföring och innehållet i den
Arbetsgivaren ska föra bok över varje arbetstagares alla arbetstimmar och ersättningarna för dem. Även arbetstimmarna för de med utökad flextid ska föras in i arbetstidsbokföringen. I arbetstidsbokföringen måste man även anteckna eventuella timmar som sparats i en arbetstidsbank som baseras på arbetstidslagen. Arbetsgivaren ska förvara arbetstidsbokföringen åtminstone tills tiden för väckande av talan enligt 40 § och 41 § i arbetstidslagen har gått ut.
Arbetstidslagen fastställer inte hur arbetstidsbokföringen ska ordnas tekniskt. I arbetstidsbokföringen är det viktigt att alla uppgifter som behövs har angetts tydligt.
Arbetsgivaren kan föra bok på två alternativa sätt och välja ett lämpligt registreringssätt.
Alternativ 1
Man för bok över den ordinarie arbetstidens timmar, mertids-, övertids-, larm- och söndagsarbetstimmar samt ersättningarna för dem.
Alternativ 2
Man för bok över alla utförda arbetstimmar samt separat över mertids-, övertids-, larm- och söndagsarbetstimmar samt förhöjningsdelarna för dem.
Bokföring av mertidsarbete
Om arbetstidsbokföringen ordnas enligt alternativ 1 ska mertidstimmarna registreras separat. Om man använder alternativ 2 ingår mertidstimmarna redan i alla utförda arbetstimmar och registreras inte separat.
Mertidsarbete får inte registreras i bokföringen som utförda övertidsarbetstimmar, även om förhöjd lön betalats för dem eller branschens kollektivavtal definierar mertidsarbete som övertidsarbete.
Bokföring av övertidsarbete
I bägge alternativen ska övertidsarbeten enligt arbetstidslagen registreras som faktiskt utförda arbetstimmar. Mängden övertidsarbete får således inte registreras enligt hur det ersatts. De övertidsarbetstimmar som avses i arbetstidslagen ska framgå av bokföringen utan ytterligare kalkyler.
Det är ändamålsenligt att bokföra övertidsarbetstimmar per dygn respektive per vecka separat på grund av att de ersätts på olika sätt. Det är också ändamålsenligt att specificera övertidsarbetstimmar och övertidsarbetstimmar i periodarbete enligt ersättningsprocent, dvs. 50 respektive 100 procent.
Om man med arbetstagaren ingått ett avtal om att mer- och övertidsersättningar samt ersättning för söndagsarbete betalas som en särskild månadsersättning i enlighet med 38 § i arbetstidslagen, ska de i avtalet beräknade mängderna mer-, övertids- och söndagsarbete per månad antecknas i arbetstidsbokföringen.
Uppgifter i arbetstidsbokföringen vid utökad flextid
Arbetstagare med utökad flextid är skyldiga att förse arbetsgivaren med en förteckning över utförda ordinarie arbetstimmar för varje löneutbetalningsperiod och i den förteckningen ska arbetstiden per vecka och veckovilan framgå. Arbetsgivaren uppfyller sin skyldighet att föra arbetstidsbokföring genom att i arbetstidsbokföringen anteckna dessa uppgifter som arbetstagarna rapporterar för varje löneutbetalningsperiod. Arbetsgivaren är dock skyldig att se till att arbetstagaren rapporterar in uppgifterna.
Arbetstidsbankens mängder i arbetstidsbokföringen
Om man på arbetsplatsen har avtalat om användning av arbetstidsbank i enlighet med 14 § i arbetstidslagen, ska arbetsgivaren föra bok över de timmar som varje arbetstagare sparat i arbetstidsbanken samt uttagande av timmar som sparats i arbetstidsbanken i form av ledighet.
Försummelser i arbetstidsbokföringen
Arbetsgivare bör notera att arbetsgivaren kan dömas till straff som föreskrivs i strafflagen för försummelse eller missbruk av den arbetstidsbokföring som avses i 32 § 1 och 2 mom. i arbetstidslagen. Arbetsgivaren kan dömas till straff om arbetsgivaren
- försummar att föra bok
- för bok på fel sätt
- gör ändringar i bokföringen
- förstör eller gömmer den
- gör den omöjlig att läsa.
