Anställningsförhållande
E-post
Arbetsgivaren har rätt att hämta eller öppna elektroniska meddelanden som arbetstagaren tagit emot eller skickat på sitt personliga arbetsmail endast när förutsättningarna enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet uppfylls.
För det första ska arbetstagaren få en möjlighet att förbereda sig på frånvaro genom någon av följande åtgärder:
- vid frånvaro kan arbetstagaren använda ett automatiskt svar där den som skickat meddelandet får information om frånvarons längd och den person som sköter uppgifterna under frånvaron
- arbetstagaren kan vidarebefordra e-post till en annan mottagare eller till sig själv på en annan e-postadress
- en annan person kan under frånvaron ta emot e-post och bedöma om det är nödvändigt att underrätta arbetsgivaren om meddelandet.
Om arbetsgivaren erbjuder arbetstagaren de ovan nämnda beredskapsåtgärderna men arbetstagaren av någon orsak inte använder dem har arbetsgivaren rätt att reda ut om e-postmeddelandena till arbetstagaren innehåller information som är nödvändig för arbetsgivaren. Uppgiften kan vara nödvändig till exempel för att slutföra förhandlingar i anslutning till verksamheten, betjäna kunder eller i övrigt trygga arbetsgivarens funktioner.
Arbetsgivaren ska föra samarbetsförhandlingar på arbetsplatsen där man avtalar om spelregler för användningen av arbetstagarens e-post och behandlingen av dess uppgifter. Även i företag som inte omfattas av samarbetslagstiftningen ska arbetsgivaren före beslutsfattandet bereda arbetstagarna eller deras representanter tillfälle att bli hörda i de angelägenheter som nämns ovan.
Personliga meddelanden får inte öppnas
Arbetsgivaren har rätt att hämta ett meddelande från arbetstagarens personliga arbetsmail endast om det är nödvändigt för att arbetsgivaren ska kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner, och om alla följande villkor uppfylls:
- arbetstagaren sköter arbetsuppgifterna självständigt för arbetsgivarens räkning, och arbetsgivaren använder inte ett system med vilket arbetstagarens arbetsuppgifter och hanteringen av dem kan redas ut
- det är på grund av arbetstagarens arbetsuppgifter och aktuella ärenden uppenbart att meddelanden som involverar arbetsgivaren har skickats eller tagits emot
- arbetstagaren är tillfälligt förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och arbetsgivaren kan inte trots beredskapsåtgärderna få tillgång till meddelanden som involverar arbetsgivaren
- arbetstagarens samtycke till hämtning av e-post inte kan erhållas inom en skälig tid, och ärendet är brådskande.
Dessutom förutsätts att man försökt kontakta meddelandets avsändare eller mottagare utan resultat.
Arbetsgivaren får först endast granska meddelandets avsändare eller mottagare samt meddelandets rubrik. Arbetsgivaren får öppna meddelandet endast om det är uppenbart att det hör till arbetsgivaren.
En skriftlig utredning ska ges om granskning av e-post
Arbetsgivaren kan söka och öppna e-postmeddelanden endast med hjälp av den person som har behörighet som datasystemets huvudanvändare. Innehållet i ett öppnat meddelande får inte behandlas mer ingående än vad som krävs. De personer som deltagit i sökningen av meddelanden har tystnadsplikt avseende den information de kommit över i samband med granskningen av en annan arbetstagares e-post.
En skriftlig utredning om hämtningen av meddelanden ska ges till arbetstagaren. Orsaken och tidpunkten för hämtningen samt vilka som har hämtat meddelanden ska framgå av utredningen.
Om e-postmeddelandet har öppnats ska arbetsgivaren utan dröjsmål ge arbetstagaren en utredning undertecknad av de personer som deltagit i öppnandet av vilken följande uppgifter ska framgå
- vilket meddelande som har öppnats
- varför meddelandet har öppnats
- när meddelandet har öppnats
- vem eller vilka som har öppnat meddelandet
- vem som har fått kännedom om innehållet i det öppna meddelandet.
